Nota fiscal

Como avaliar a autenticidade de suas notas fiscais!

Notas fiscais falsas ou “frias” são um risco do qual nenhuma empresa está livre. Aprenda como avaliar a autenticidade de suas notas fiscais!

A nota fiscal é um documento essencial para qualquer empresa. Afinal, nela estão descritos todos os detalhes das vendas ou prestação de serviços realizados pela empresa, o que influencia diretamente no cálculo e pagamento de impostos. Não é segredo que é preciso ter um cuidado especial na hora de preencher suas notas fiscais para que elas não apresentem erros, já que mesmo pequenas falhas podem causar uma grande confusão contábil e tributária. Mas você sabia que notas fiscais falsas são infelizmente muito comuns?Conhecidos popularmente como “notas frias”, esses documentos irregulares podem trazer muitas consequências ruins para seu negócio. Pensando nisso, preparamos este artigo para mostrar o passo a passo de como avaliar a autenticidade de suas notas fiscais e se manter seguro contra fraudes!

Onde verificar a autenticidade de suas notas fiscais?

O processo manual de verificação de notas fiscais eletrônicas não é complicado, mas pode variar de acordo com o tipo de documento que você pretende consultar. Veja como realizar o processo de verificação de autenticidade em cada um dos casos:

1. Verificação de NF-e

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é aquela utilizada em transações entre pessoas jurídicas, ou seja, de empresa para empresa, pela prestação de serviços ou venda de produtos. A verificação de autenticidade pode ser feita de forma inteiramente online, seguindo os passos abaixo:

  • Acesse o Portal da Nota Fiscal Eletrônica;
  • Em “Serviços mais acessados”, clique no ícone “Consultar NF-e”;
  • Informe a chave de acesso da NF-e;
  • Cheque a autenticidade da sua nota!
  • Para fazer o download, é necessário realizar a validação com certificado digital.

👉 O que é a chave de acesso e como encontrar?

A chave de acesso é uma combinação de 44 dígitos, geralmente localizada na parte direita do DANFE, logo abaixo do código de barras. Cada nota fiscal possui um número diferente, justamente para permitir a rápida identificação.

2. Verificação de CT-e

O Conhecimento de Transporte Eletrônico é a nota fiscal emitida por empresas que fazem o transporte de passageiros ou cargas por qualquer meio (rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário ou dutoviário). A consulta da validade do CT-e é bem similar à da nota fiscal eletrônica e pode ser feita seguindo os passos abaixo:

3. Verificação de NFS-e

É a nota fiscal utilizada na comprovação de prestação de serviços. Pode ser emitida tanto de uma empresa para outra quanto de uma empresa para um cliente pessoa física.De fato, é assim que muitos profissionais autônomos emitem notas fiscais. A consulta da autenticidade de uma NFS-e depende da localidade e costuma ser um mecanismo à parte, disponibilizado no site das prefeituras.Em São Paulo, por exemplo, o recurso é chamado de “Nota do Milhão”.

4. Verificação de NFC-e

É a nota fiscal mais comum no varejo, sendo aquela que as empresas disponibilizam aos clientes. Você recebe notas fiscais ao consumidor eletrônicas (NFC-e) diariamente quando vai ao supermercado, farmácia ou qualquer outro estabelecimentos. Esse tipo de nota permite que o cliente identifique detalhes da transação, bem como o dia e horário da emissão. Além de apresentar um QR code, a NFC-e também conta com a chave de acesso: ambos os recursos podem ser utilizados na verificação de autenticidade de suas notas fiscais. A verificação desse tipo de nota fiscal, assim como a NFS-e, é local e acontece a partir do site da Secretaria da Fazenda específica de cada estado. Logo, pode ser resumido da seguinte forma:

  • Acesse o site da Secretaria de Fazenda do seu estado;
  • Localize o recurso “Consulta de NFC-e”;
  • Informe a chave de acesso.

Você também poderá realizar o procedimento de maneira mais rápida, apenas escaneando o QR Code com um aplicativo de celular compatível com a funcionalidade.

5. Verificação de MDF-e

A função do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é trazer, de maneira conjunta, os documentos fiscais da carga transportada a fim de diminuir o tempo necessário para a fiscalização de cada uma das informações no processo de transporte de mercadorias.Ele também é chamado de Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Esse tipo de nota fiscal também possui uma chave de acesso e sua consulta pode ser realizada no Portal do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais.

O que fazer em caso de notas fiscais falsas?

Caso você localize uma nota fiscal falsa, deve informar à Receita Federal o mais rápido possível, para evitar problemas. O processo pode ser realizado pelo Portal de Nota Fiscal Eletrônica, por meio da Manifestação do Destinatário.

Como melhorar a conferência da autenticidade das notas?

Apesar de necessária, a verificação de autenticidade de notas fiscais pode requisitar muito tempo, tanto seu quanto de seus colaboradores. Afinal, não é problema algum verificar um ou dois documentos, mas imagine verificar dezenas? Essa é a realidade da maioria das empresas, que emite várias notas fiscais por dia. Para melhorar o processo, uma boa saída é investir em um sistema de emissão de notas fiscais. Além de manter os seus documentos protegidos e criptografados, o software também confere os dados da nota, podendo notificar irregularidades.

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