Como avaliar a autenticidade de suas notas fiscais

A nota fiscal é um documento de máxima importância para um empreendimento. Emitir e receber as Notas Fiscais Eletrônica (NF-e) garantem que a organização esteja em dia com a receita federal. 

Por isso, avaliar a autenticidade de uma nota fiscal é ter a certeza que o documento é legal e que não te trará problemas no futuro com relação a pagamento de impostos – como a sonegação – e, até mesmo, que a transação do produto foi legítima. 

Além do mais, no setor tributário, o recolhimento errado de impostos ou a inconsistência nas informações fornecidas podem ocasionar prejuízos para o negócio. Então, continue a leitura e saiba como avaliar a autenticidade da nota fiscal eletrônica (NF-e)!

O que é considerado uma nota fiscal válida?

Para que uma nota seja válida, é preciso estar atento a algumas informações preenchidas no momento da emissão. Entre elas, estão: 

• Informações gerais: reúne um grupo de informações sobre a venda, como data, número da nota fiscal, série e finalidade. 
• Dados do eminente: identificam o fornecedor a partir de informações como CNPJ, Razão Social e endereço.
• Dados do destinatário: identificam quem fez a compra, com CNPJ ou CPF, endereço, e-mail e telefone.
• Informações sobre o produto e impostos incidentes: incluem a descrição do produto, seu valor unitário, código de barras, CFOP, NCM e CEST e os impostos aplicados sobre a transação.
• Valores: informa o valor total da nota, ou seja, o preço do produto mais os impostos e frete, se for o caso. 
• Dados da transportadora: identifica a transportadora encarregada da entrega por sua razão social, CNPJ e outros dados de identificação. 
• Pagamento: apresenta como foi feito o pagamento, dados do cartão de crédito ou troco, se for o caso. 

Onde verificar a autenticidade de suas notas fiscais?

O processo manual de verificação de notas fiscais eletrônicas pode variar de acordo com o tipo de documento que você pretende consultar. Veja como realizar o processo de verificação de autenticidade em cada um dos casos:

1. Verificação de NF-e

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é utilizada em transações entre pessoas jurídicas, ou seja, de empresa para empresa, pela prestação de serviços ou venda de produtos. Nesse caso, a verificação de autenticidade pode ser feita totalmente online, seguindo os passos abaixo:

• Acesse o Portal da Nota Fiscal Eletrônica;
• Em “Serviços mais acessados”, clique no ícone “Consultar NF-e”;
• Informe a chave de acesso da NF-e;
• Confira a autenticidade da sua nota;
• Se quiser fazer o download, valide a operação com seu Certificado Digital.

👉 O que é a chave de acesso e como encontrar?

A chave de acesso é uma combinação de 44 dígitos, geralmente localizada na parte direita do DANFE, logo abaixo do código de barras. Cada nota fiscal possui um número diferente, justamente para permitir a rápida identificação.

2. Verificação de CT-e

O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é a nota fiscal emitida por empresas do ramo de transporte de passageiros ou cargas por meio rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário ou dutoviário.

A consulta da validade do CT-e é bem similar à da nota fiscal eletrônica e pode ser feita seguindo os passos abaixo:

• Acesse o Portal de Conhecimento de Transporte Eletrônico;
• Em “Serviços mais acessados”, clique no ícone “Consultar CT-e”;
• Digite a chave de acesso do CT-e;
• Acesse o documento.

3. Verificação de NFS-e

A Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e) é o documento fiscal utilizado na comprovação de prestação de serviços e pode ser emitida em transações entre empresas ou entre pessoa jurídica e pessoa física.

Até pouco tempo, para saber se uma NFS-e era verdadeira ou falsa, era preciso verificar nos sistemas próprios de cada Prefeitura. Com a nacionalização desse documento fiscal, o processo passou a ser feito da seguinte forma:

• Acesse o Portal da Nota Fiscal de Serviço eletrônica;
• Clique em “Consultar Nota Fiscal”;
• Informe a chave de acesso;
• Clique em “Consultar” para verificar a autenticidade;
• Se preferir, pode fazer a consulta pelo DPS e, nesse caso, terá que preencher o CNPJ ou CPF do emitente, o número é a série da DPS e o município onde a nota foi emitida;
• Depois, é só clicar em “Consultar”.

👉 O que é a DPS?

A Declaração de Prestação de Serviço (DPS) é um documento de responsabilidade do contribuinte, que deve ser gerado manualmente ou por um sistema automatizado, com numeração sequencial crescente, que deve ser substituído pela NFS-e no prazo estipulado pela legislação tributária municipal.

4. Verificação de NFC-e

A Nota Fiscal ao Consumidor eletrônica (NFC-e) é aquela disponibilizada aos clientes, bastante comum no varejo. Além de apresentar um QR code, a NFC-e também conta com a chave de acesso e os dois recursos podem ser utilizados na verificação de autenticidade de suas notas fiscais.

A verificação desse tipo de nota fiscal depende da Secretaria da Fazenda específica de cada estado e pode ser feita seguindo os passos abaixo:

• Acesse o site da Secretaria de Fazenda do seu estado;
• Localize o recurso “Consulta de NFC-e”;
• Informe a chave de acesso;
• Verifique a autenticidade;
• Se preferir, escaneie o QR Code da nota fiscal com seu celular para fazer o processo de forma mais rápida.

5. Verificação de MDF-e

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) traz, de maneira conjunta, os documentos fiscais da carga transportada a fim de diminuir o tempo necessário para a fiscalização de cada uma das informações no processo de transporte de mercadorias.

Também chamado de Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), esse tipo de nota fiscal também possui uma chave de acesso e sua consulta pode ser realizada no Portal do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais.

O que fazer se descobrir que a nota fiscal é falsa?

Se você identificar uma nota fiscal falsa, é fundamental notificar a Receita Federal o mais rápido possível, a fim de evitar complicações. Esse procedimento pode ser feito pelo Portal da Nota Fiscal Eletrônica, usando a funcionalidade de Manifestação do Destinatário.

Como melhorar a conferência da autenticidade das notas?

Embora seja um procedimento importante e essencial, a verificação da autenticidade de notas fiscais pode consumir muito do seu tempo ou de seus colaboradores, principalmente se você tem um grande volume de documentos. 

Uma solução eficaz para otimizar esse processo é investir em um sistema emissor de notas fiscais. Além de manter seus documentos protegidos e criptografados, o software também verifica os dados da nota, identificando possíveis irregularidades.

Para isso, você pode contar com a DIGISAN, que oferece uma variedade de serviços fundamentais para a sua gestão, como certificação digital, emissor de notas fiscais e parcerias com contadores.

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