Uma loja de autopeças compra pastilhas de freio de um distribuidor, recebe a nota com o ICMS já recolhido por substituição tributária e, dias depois, vende essas pastilhas para uma oficina da mesma cidade. Na hora de emitir a nota dessa venda, o código que descreve a operação não é o 5102, usado na revenda comum. É o CFOP 5405, que existe justamente para dizer ao fisco que aquela mercadoria já teve o ICMS pago antes de chegar à loja.
Errar esse código é mais comum do que parece. Quem usa o 5102 numa mercadoria com ST pode acabar destacando ICMS de novo e pagando o imposto duas vezes. Quem usa o 5405 numa mercadoria sem ST deixa de recolher um imposto que era devido. Este guia mostra quando usar CFOP 5405, quais códigos de situação tributária combinam com ele, o que muda para o Simples Nacional e como ele se diferencia do 5403.
A descrição oficial do código é longa: Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária, na condição de contribuinte substituído. Cada pedaço dessa frase importa, e entender o CFOP 5405, o que significa cada parte, evita a maior parte dos erros.
O primeiro dígito, 5, indica uma saída dentro do mesmo estado. A loja e o cliente estão na mesma unidade da federação. O grupo 400 reúne as operações com substituição tributária. E a expressão "contribuinte substituído" diz qual é o papel de quem vende: Ele não recolhe o ICMS-ST, porque outra empresa antes dele já fez isso.
Na substituição tributária, um contribuinte da cadeia, normalmente o fabricante, o importador ou o distribuidor, recolhe antecipadamente o ICMS de todas as etapas seguintes até o consumidor final. Quem compra dele e revende é o substituído. Ele recebe a mercadoria com o imposto já pago e, na revenda, apenas informa que aquele ICMS foi retido anteriormente. Para o leitor que pergunta "CFOP 5405, o que significa na prática?", a resposta curta é esta: Revenda dentro do estado de um produto que já chegou com o ICMS-ST pago. Para uma visão geral dos códigos de operação, o artigo sobre o que é CFOP explica a lógica dos grupos.
O código vale para um caso bem específico, e três condições precisam acontecer ao mesmo tempo. Saber quando usar CFOP 5405 na revenda começa por conferir cada uma delas:
Se as três respostas forem sim e o cliente estiver no mesmo estado, o código é esse. Os exemplos mais comuns são autopeças, bebidas, produtos de limpeza, materiais de construção, lâmpadas, pneus, cosméticos e medicamentos, mas a lista muda de estado para estado. Um produto pode ter ST em São Paulo e não ter em Minas Gerais, então a consulta deve ser feita na legislação do seu estado, a partir do NCM e do CEST de cada item.
O uso do CFOP 5405 na revenda também depende de quem é o cliente. Ele serve tanto para a venda a consumidor final quanto para a venda a outra empresa que vai revender. Em ambos os casos, o imposto da cadeia já foi pago, e a sua nota só informa esse fato. O que muda é a necessidade de passar ao comprador os dados do ICMS-ST retido, como veremos adiante.
O código de operação sempre anda junto com um código de situação tributária. Para o CFOP 5405, ICMS-ST retido anteriormente é a situação a informar, e o código muda conforme o regime da empresa.
Empresas do regime normal, no Lucro Presumido ou no Lucro Real, usam o CST 60, que significa ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária. Empresas do Simples Nacional usam o CSOSN 500, com o mesmo sentido. Em nenhum dos dois casos há destaque de ICMS próprio ou de ICMS-ST na nota, porque o imposto já foi pago.
Muitas Sefaz exigem que a nota traga os valores do ICMS-ST retido na etapa anterior: A base de cálculo, a alíquota suportada pelo consumidor final e o valor retido. Esses dados vêm da nota de compra, e é por isso que o cadastro de entrada precisa estar bem feito. Também é obrigatório informar o CEST, o código que identifica os produtos sujeitos à substituição. Vale lembrar que a margem de valor agregado e a alíquota interna usadas pelo substituto não mudam a sua nota, mas ajudam a conferir se o valor retido informado no cadastro está coerente com a nota de compra. Uma combinação errada, como CFOP 5405 ICMS-ST com CST 00, costuma gerar rejeição ou, pior, uma nota autorizada com imposto destacado sem necessidade. Erros de NCM e CEST também derrubam a nota, tema do artigo sobre rejeição de nota fiscal por NCM.
A pergunta "CFOP 5405 tem imposto?" tem uma resposta em duas partes. O ICMS, não. Ele foi recolhido antes, pelo substituto, e a revenda não gera novo débito. Por isso a nota sai sem valor de ICMS destacado, e a empresa também não aproveita crédito de ICMS na compra desses produtos.
Os outros tributos continuam valendo. Uma empresa do Lucro Presumido ou do Lucro Real recolhe PIS, Cofins, IRPJ e CSLL sobre a receita da venda, salvo quando o produto também está em regime monofásico de PIS e Cofins, o que acontece com parte das autopeças, bebidas e medicamentos. No Simples Nacional, a receita entra no DAS, mas sem a parcela do ICMS, como explicado na próxima seção.
Há ainda a reforma tributária. Desde 2026 as notas trazem os campos de IBS e CBS, e a partir de 2027 a CBS passa a ser cobrada no lugar do PIS e da Cofins. Então, se alguém perguntar se o CFOP 5405 tem imposto em 2027, a resposta é que o ICMS segue fora da nota até a transição avançar, mas a CBS entra no cálculo. A substituição tributária do ICMS vai deixar de existir apenas quando o próprio ICMS acabar, em 2033.
Para o CFOP 5405, Simples Nacional tem um tratamento que muita gente desconhece e que faz diferença no caixa. A empresa do Simples que revende mercadoria com ICMS-ST já retido deve informar essa receita separadamente no PGDAS-D, marcando que houve substituição tributária. Com isso, o sistema tira do cálculo a parcela do ICMS que existe dentro da alíquota do Simples.
Quem não faz essa separação paga o ICMS duas vezes: Uma vez embutido no preço de compra, recolhido pelo substituto, e outra dentro do DAS. Em empresas que vendem muitos produtos com ST, como autopeças e materiais de construção, essa diferença pode representar uma parte relevante do imposto mensal. Por isso, no caso do CFOP 5405, Simples Nacional e PGDAS-D precisam andar juntos: Não basta preencher a nota, é preciso separar a receita para pagar o valor justo no fim do mês.
Na nota, a empresa do Simples usa o CSOSN 500 e não destaca ICMS. O artigo sobre NF-e no Simples Nacional mostra os outros campos que mudam para quem está nesse regime. Vale combinar com o contador como as notas emitidas com esse código serão separadas na apuração, para que nenhuma receita com ST entre no DAS como receita comum.
A diferença entre CFOP 5403 e 5405 está no papel de quem vende. O 5403 é usado pelo contribuinte substituto, ou seja, pela empresa que, na própria venda, calcula e retém o ICMS-ST das etapas seguintes. O 5405 é usado pelo substituído, que recebeu a mercadoria com o imposto já pago.
Um exemplo ajuda. Um distribuidor compra bebidas de outro estado sem a retenção do ICMS-ST e, por regra do seu estado, passa a ser o responsável por recolher o imposto da cadeia. Quando ele vende para um bar, usa o 5403 e destaca o ICMS-ST na nota. O bar, se revender essas bebidas para outro comerciante, usa o 5405, porque o imposto já foi recolhido pelo distribuidor.
Entender a diferença entre CFOP 5403 e 5405 evita dois erros opostos. Usar o 5405 quando a empresa deveria ser substituta significa deixar de reter um imposto devido, com autuação e multa. Usar o 5403 quando o imposto já foi retido gera cobrança em duplicidade para o cliente. Na dúvida, a nota de compra é o melhor guia: Se ela trouxe o ICMS-ST destacado ou informado como retido, sua empresa é substituída. Há ainda o 5401, usado pelo substituto quando o produto é de fabricação própria, o que completa o quadro desse grupo de códigos.
O código estudado aqui só vale dentro do estado. Quando o cliente está em outra unidade da federação, a escolha do CFOP para revenda com substituição tributária muda para o grupo 6 e depende de existir convênio ou protocolo de ST entre os dois estados para aquele produto.
Se há acordo entre os estados, o vendedor pode virar substituto em relação ao estado de destino e passar a reter o imposto devido lá. Se não há, a venda pode seguir como operação comum, e o comprador recolhe o imposto na entrada, conforme a regra do estado dele. Por isso não existe uma resposta única para o CFOP para revenda com substituição tributária em vendas interestaduais, e a análise precisa ser feita produto a produto. O artigo sobre nota fiscal interestadual traz os cuidados gerais com esse tipo de venda.
Dentro do estado, a regra é mais simples. O código de revenda com ST, quando a empresa é substituída e a mercadoria veio de terceiros, é o 5405. Quando a mercadoria é devolvida pelo cliente, o código de entrada também é específico do grupo de ST, e o artigo sobre nota fiscal de devolução mostra como fazer esse caminho de volta.
Para emitir o CFOP 5405 na nota fiscal sem erro, a melhor estratégia é deixar quase tudo resolvido no cadastro. Quando o produto está bem configurado, a nota sai certa sem que o vendedor precise lembrar de nenhuma regra. O roteiro abaixo resume o que conferir:
Com o cadastro pronto, o CFOP 5405 na nota fiscal deixa de ser uma escolha manual e passa a ser uma consequência do produto vendido. Isso é especialmente importante para lojas com centenas de itens, em que parte tem ST e parte não. Um mesmo pedido pode ter produtos com 5102 e outros com 5405, e o sistema precisa separar isso sozinho.
Quando surgir um caso diferente, como venda para órgão público, bonificação ou remessa para conserto, o código muda. A regra geral, no entanto, segue a mesma lógica: Primeiro identifique se o produto tem ST, depois qual é o seu papel na cadeia e, por último, para onde a mercadoria vai. Revendas dentro do estado de produtos com imposto já retido resolvem quase sempre com esse código.
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