Rejeição de nota fiscal por NCM: Como resolver

A rejeição de nota fiscal por NCM acontece quando a Sefaz confere o código do produto e não aceita o que foi enviado. Em quase todos os casos, a causa é uma destas três: O código tem menos de 8 dígitos, o código não existe na tabela oficial (ou deixou de existir) ou o produto foi cadastrado sem NCM. A solução é corrigir o código no cadastro do produto e transmitir a nota de novo, com o mesmo número, porque a nota rejeitada não chegou a ser autorizada.

Rejeição de nota fiscal por NCM: Os códigos e o que fazer

O NCM é o código de 8 números que identifica cada mercadoria na nota. Com a nota fiscal rejeitada por NCM, a mensagem da Sefaz traz um número de rejeição. Estes são os que aparecem com mais frequência:

• Rejeição 777, "Obrigatória a informação do NCM completo": O código foi enviado com menos de 8 dígitos, como 6109100 em vez de 61091000. Complete o código no cadastro do produto.
• Rejeição 778, "Informado NCM inexistente": O código tem 8 dígitos, mas não está na tabela oficial. Pode ser um número digitado errado ou um código que foi extinto em uma atualização da tabela.
• NCM "00" em mercadoria: O código 00 só é aceito em itens que não são mercadoria. Se aparecer em um produto, a nota volta.
• CEST que não combina com o NCM: Quando o produto tem substituição tributária, o código CEST precisa corresponder ao NCM. Se o NCM mudou, o CEST também precisa mudar. Veja como funciona a tabela CEST.

A mesma regra vale para a NFC-e, a nota do consumidor: A rejeição de nota fiscal por NCM aparece igual no caixa da loja. Já a nota de serviço não usa NCM. Serviço tem outro código, o NBS, como explicamos no guia do código NBS na nota fiscal.

NCM inválido na NF-e: O que a Sefaz confere

Para a Sefaz, um NCM inválido na NF-e é qualquer código que não passe em uma destas três conferências, feitas em segundos, antes da autorização:

• Tamanho: O campo precisa ter exatamente 8 números. Pontos e traços não contam.
• Existência na data da nota: O código precisa estar na tabela que vale no dia da emissão. Um código válido no ano passado pode ser um NCM inválido na NF-e de hoje.
• Combinação com outros campos: O CEST e alguns benefícios fiscais são ligados a NCMs específicos. Se eles não combinam, a nota volta.

Saber qual conferência falhou encurta a correção. A rejeição de nota fiscal por NCM com o número 777 é sempre tamanho. Com o 778, é existência. Já o NCM inválido na NF-e por combinação aparece com a mensagem do outro campo, como o CEST, e a rejeição de nota fiscal por NCM some quando os dois são corrigidos juntos.

Como corrigir NCM e reenviar a nota

Quem procura como corrigir NCM depois de uma rejeição pode seguir este passo a passo. Ele funciona em qualquer emissor de NF-e:

1. Leia a mensagem inteira: Anote o número da rejeição e o item da nota que deu erro. Em notas com muitos produtos, a mensagem costuma indicar a linha.
2. Abra o cadastro do produto: Não corrija só na nota. Se o erro ficar no cadastro, a próxima nota será rejeitada de novo.
3. Confira o código na tabela oficial: Pesquise no Classif, a ferramenta de classificação do Portal Único Siscomex, como mostra a próxima seção.
4. Salve o código com 8 dígitos: Sem pontos, se o seu sistema pedir só números.
5. Revise o CEST e os impostos: Um NCM novo pode mudar o CEST, a substituição tributária e até a alíquota.
6. Transmita a nota de novo: Com o mesmo número. Nota rejeitada não foi autorizada, então o número continua livre.

Esse é o caminho de como corrigir NCM de forma definitiva e evitar uma nova rejeição de nota fiscal por NCM no mesmo produto. Se outra mensagem aparecer na segunda tentativa, é outro problema. Veja os motivos mais comuns de rejeição do XML.

Como consultar NCM de produto na tabela oficial

A tabela oficial do NCM é mantida pelo governo federal e muda algumas vezes por ano. Para consultar NCM de produto sem depender de sites de terceiros, use o Classif, no Portal Único Siscomex:

1. Pesquise pela descrição: Digite o nome do produto, como "camiseta de algodão".
2. Abra o capítulo sugerido: Leia o título do capítulo e as notas que aparecem no topo. Elas dizem o que entra e o que fica de fora.
3. Desça até os 8 dígitos: Escolha a linha que descreve o seu produto com mais precisão.
4. Anote a data da consulta: Se a tabela mudar, você sabe quando conferiu.

Uma dica prática para consultar NCM de produto que você revende: Abra o XML da nota de compra do fornecedor. O NCM dele é um bom ponto de partida, mas a responsabilidade pelo código na sua nota é sua. Se o fornecedor usou um código NCM errado, o erro passa para a sua nota. Veja como ler o XML da NF-e.

Como ler os 8 dígitos

Cada par de números detalha mais o produto. Veja o exemplo da camiseta de algodão de malha, NCM 6109.10.00:

• 61: Capítulo das roupas de malha.
• 6109: Camisetas e regatas de malha.
• 6109.10: De algodão.
• 6109.10.00: O código completo, que vai na nota.

Se você entende essa lógica, fica mais fácil perceber um código NCM errado: Uma camiseta com código do capítulo 62 (roupas que não são de malha) já mostra que algo está fora do lugar. Para mais detalhes sobre a estrutura, veja o guia sobre o que é NCM.

Como escolher o NCM quando há dúvida

Nem todo produto cabe em uma linha só. Para saber como escolher o NCM nesses casos, siga a ordem que a própria classificação usa:

• Do que o produto é feito: Uma capa de celular de plástico e uma de couro ficam em capítulos diferentes.
• Para que ele serve: Quando a tabela tem uma posição específica para a função, ela vale mais que o material.
• O que dá a característica principal: Em kits e conjuntos, o item mais importante define o código.
• A descrição mais específica: Entre duas linhas possíveis, fica a que descreve o produto com mais precisão.

Se ainda houver dúvida sobre como escolher o NCM, fale com o seu contador. Em casos difíceis, a Receita Federal aceita consulta formal sobre classificação, e a resposta vale como orientação oficial para a sua empresa.

NCM não cadastrado: Dois problemas diferentes

A mensagem "NCM não cadastrado" pode vir do seu sistema, e não da Sefaz. Ela tem duas causas:

• Produto sem NCM no cadastro: O sistema bloqueia a emissão antes de enviar. Basta preencher o código no produto.
• Tabela do sistema desatualizada: O código existe na tabela oficial, mas o seu emissor ainda não tem a versão nova. Atualize o sistema ou fale com o suporte.

No segundo caso, o NCM não cadastrado é um problema do emissor, e não do seu produto. Se o sistema aceitar, mas a Sefaz recusar com a rejeição 778, o problema é o contrário: O código saiu da tabela oficial e o sistema ainda não sabe.

Nota já autorizada com NCM incorreto na nota fiscal

Às vezes o código passa pela Sefaz porque existe, mas não é o certo para o produto. O NCM incorreto na nota fiscal autorizada não gera rejeição, e por isso costuma ser descoberto depois, pelo cliente ou pelo contador. O caminho depende do que o erro mudou:

• O imposto não muda: A carta de correção eletrônica resolve na maioria dos estados. Ela só não pode alterar valores de imposto, dados que troquem o cliente ou a data da nota.
• O imposto muda: Se o NCM correto tem outra alíquota, outro IPI ou substituição tributária, a carta não serve. Cancele a nota dentro do prazo, que costuma ser de 24 horas. Veja como cancelar a NF-e.
• Passou do prazo: Combine com o cliente uma nota de devolução e emita uma nota nova com o código certo.

Esse tipo de erro não gera rejeição de nota fiscal por NCM, mas pode gerar multa em uma fiscalização. Na dúvida, confirme com o contador antes de escolher. O NCM incorreto na nota fiscal também precisa ser corrigido no cadastro, senão ele se repete na próxima venda.

Por que o erro de NCM na nota fiscal custa caro

O NCM não é só um número de identificação. Ele define vários impostos do produto. Um erro de NCM na nota fiscal pode causar:

• IPI errado: A alíquota do IPI vem da tabela de cada NCM.
• Substituição tributária esquecida ou indevida: A lista de produtos com ICMS cobrado antecipadamente é montada por NCM e CEST.
• PIS e Cofins errados: Alguns produtos têm regras especiais definidas pelo NCM.
• IBS e CBS errados: Na reforma tributária, as reduções de alíquota de vários produtos, como os da cesta básica, são listadas por NCM. Veja o que muda no campo de IBS e CBS.

Na venda para outro estado, um erro de NCM na nota fiscal ainda pode reter a mercadoria no posto fiscal. Veja o que conferir na nota fiscal interestadual.

Exemplo prático: Uma loja de roupas

Uma loja cadastra 200 produtos de uma vez, copiando os códigos de uma planilha antiga. Na primeira semana, três situações aparecem:

• Camiseta com código 6109100: Nota fiscal rejeitada por NCM, com a rejeição 777. Faltou um zero no final. Corrigido para 61091000, a nota é autorizada.
• Bermuda com código extinto: Rejeição 778. O código da planilha saiu da tabela em uma atualização. A loja consulta o Classif e troca pelo código atual.
• Jaqueta com código de roupa que não é de malha: A nota foi autorizada, mas o código NCM errado aparece na conferência do contador. Como o imposto não mudava, a loja usou carta de correção e ajustou o cadastro.

A lição: Em toda nota fiscal rejeitada por NCM, o problema quase sempre está no cadastro, e não na nota. Revisar os códigos ao cadastrar evita a maior parte das rejeições.

Checklist para não ter rejeição de nota fiscal por NCM

• Todo produto com 8 dígitos: Nada de código incompleto ou com espaços.
• Conferência no Classif: Pelo menos ao cadastrar um produto novo.
• Revisão depois de atualizações da tabela: Quando o governo publica mudanças, códigos antigos podem deixar de valer.
• CEST revisado junto com o NCM: Os dois precisam combinar.
• Sistema atualizado: Para que a tabela do emissor seja a mesma da Sefaz.

Com esse cuidado, a rejeição de nota fiscal por NCM deixa de travar a venda. E, se aparecer outra rejeição na mesma nota, como a de número repetido, veja o guia de duplicidade de NF-e.

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