Nota fiscal interestadual: O que muda quando o cliente está em outro estado

A nota fiscal interestadual é a NF-e que você emite quando a mercadoria sai do seu estado para um cliente de outro estado. Ela parece uma nota comum, mas quatro coisas mudam: O modelo da nota, o código da operação (CFOP), a alíquota do ICMS e, quando o cliente é o consumidor final, uma diferença de imposto chamada DIFAL. Errar qualquer uma delas faz a nota ser recusada ou deixa imposto para trás.

O que muda na nota fiscal interestadual

Antes de emitir nota fiscal para outro estado, confira estes cinco pontos. Eles são a diferença entre uma venda dentro do estado e uma venda para fora:

• Modelo: Sempre NF-e, a nota de produtos. A NFC-e, a nota do consumidor no varejo, só vale dentro do estado.
• CFOP: O código da operação começa com 6, e não com 5.
• ICMS: A alíquota não é a interna. É uma alíquota menor, de 4%, 7% ou 12%, definida pelo Senado.
• DIFAL: Se o cliente é consumidor final, alguém precisa pagar a diferença entre a alíquota do estado de destino e a interestadual.
• Dados do cliente: A nota informa se o cliente tem inscrição estadual (o cadastro de quem paga ICMS) e se ele é o consumidor final do produto.

Se você ainda tem dúvida sobre qual nota usar em cada venda, veja os tipos de nota fiscal e quando usar cada um.

Como emitir nota fiscal interestadual passo a passo

Quem pergunta como emitir nota fiscal interestadual pela primeira vez costuma travar nos campos do cliente e do imposto. Siga esta ordem:

1. Confirme o cadastro do cliente: CNPJ ou CPF, endereço completo e, se for empresa, se tem inscrição estadual. Isso define o resto da nota.
2. Marque o tipo de cliente: Contribuinte do ICMS, isento ou não contribuinte, e se ele é o consumidor final. Pessoa física é sempre não contribuinte.
3. Escolha o CFOP certo: Venda para revenda, para uso próprio ou para consumidor, como mostra a lista mais abaixo.
4. Aplique a alíquota interestadual: 4%, 7% ou 12%, conforme a origem do produto e os estados envolvidos.
5. Calcule o DIFAL, se houver: E veja quem paga, você ou o cliente.
6. Pague a guia antes de enviar, se o DIFAL for seu: Ele é pago pela GNRE, a guia nacional de impostos estaduais, e a guia acompanha a mercadoria.
7. Emita e envie: A nota segue com o DANFE impresso junto da mercadoria, e o XML vai para o cliente.

Para entender cada campo de imposto da NF-e, veja como preencher os campos de impostos sem erro.

CFOP para venda interestadual

O CFOP é o código que diz ao governo que tipo de operação aconteceu. A regra é simples: O primeiro número mostra o destino. Começa com 5 dentro do estado, com 6 para outro estado e com 7 para o exterior. Estes são os códigos de CFOP para venda interestadual mais usados:

• 6.101: Venda de produto fabricado pela própria empresa para quem vai revender ou usar na produção.
• 6.102: Venda de mercadoria comprada de terceiros, o caso mais comum no comércio.
• 6.107: Venda de produto fabricado pela empresa para consumidor que não paga ICMS, como pessoa física.
• 6.108: Venda de mercadoria comprada de terceiros para consumidor que não paga ICMS. É o código típico da loja virtual que vende para pessoa física em outro estado.
• 6.403 e 6.404: Vendas de mercadorias com substituição tributária, regime em que o ICMS de toda a cadeia é cobrado de uma vez.
• 6.152: Transferência de mercadoria para filial da mesma empresa em outro estado.

Errar o CFOP para venda interestadual é um dos motivos mais comuns de nota recusada. Um exemplo clássico: Usar 6.102 em venda para pessoa física, quando o certo é 6.108. Na transferência para filial, desde 2024 não há cobrança de ICMS, como explicamos no guia de matriz e filial.

Se o seu produto tem substituição tributária, também vale conferir a tabela CEST, que identifica esses itens na nota.

ICMS na nota fiscal interestadual

O ICMS na nota fiscal interestadual não usa a alíquota interna do seu estado. As resoluções do Senado nº 22/1989 e nº 13/2012 definem três alíquotas:

• 4%: Para mercadorias importadas ou com mais de 40% de conteúdo importado, para qualquer estado.
• 7%: Quando a mercadoria sai do Sul ou do Sudeste (menos o Espírito Santo) para o Norte, o Nordeste, o Centro-Oeste ou o Espírito Santo.
• 12%: Em todos os outros casos, como Sul para Sudeste, Nordeste para Sul ou Centro-Oeste para Norte.

Na prática, uma loja de São Paulo que vende para Minas Gerais usa 12%. A mesma loja, vendendo para a Bahia, usa 7%. Se o produto for importado, usa 4% nos dois casos.

O ICMS na nota fiscal interestadual continua valendo durante a reforma tributária. Ele começa a cair aos poucos em 2029 e só será totalmente substituído pelo IBS em 2033. Em 2026, a nota já traz também os campos de teste do IBS e da CBS. Veja como preencher o campo de IBS e CBS.

DIFAL na nota fiscal interestadual

O DIFAL na nota fiscal interestadual é a diferença entre a alíquota interna do estado do cliente e a alíquota interestadual. Ele existe para que o estado onde o produto é consumido também receba sua parte do imposto. A pergunta principal é quem paga:

• Cliente pessoa física ou empresa que não paga ICMS: Quem paga é você, o vendedor. A regra está na Emenda Constitucional nº 87/2015 e na Lei Complementar nº 190/2022.
• Empresa que paga ICMS e vai usar o produto (sem revender): Quem paga é o cliente, no estado dele.
• Empresa que vai revender: Não há DIFAL. O imposto será cobrado na próxima venda.

Quando o DIFAL é seu, ele é pago pela GNRE antes de a mercadoria sair, nota a nota. Se você vende muito para um estado, pode pedir inscrição estadual lá e pagar uma vez por mês. Alguns estados também cobram um adicional de até 2% para o fundo de combate à pobreza. Errar o DIFAL na nota fiscal interestadual é uma das causas mais comuns de mercadoria parada no posto fiscal do estado de destino.

Exemplo com números

Uma loja de São Paulo, fora do Simples, vende um produto nacional de R$ 1.000 para uma pessoa física na Bahia. Suponha que a alíquota interna do destino seja de 20%:

• ICMS interestadual (7%): R$ 70, pago a São Paulo.
• DIFAL (20% menos 7%): R$ 130, pago à Bahia pela loja.
• Total de ICMS da venda: R$ 200, o mesmo que uma venda dentro do estado de destino.

Esse é o cálculo mais simples. Alguns estados usam uma conta diferente, que aumenta um pouco o valor. Por isso, confirme a regra do estado de destino com o seu contador antes de vender para lá com frequência.

Nota fiscal interestadual Simples Nacional

A nota fiscal interestadual Simples Nacional segue o mesmo modelo e os mesmos CFOPs. O que muda é o imposto: O ICMS da empresa do Simples é pago dentro da guia mensal do regime, o DAS. Por isso, a nota usa códigos próprios do Simples no lugar do destaque comum do imposto.

Sobre o DIFAL, há uma diferença importante. Em 2016, o Supremo Tribunal Federal suspendeu a cobrança do DIFAL de empresas do Simples nas vendas para consumidor que não paga ICMS (ADI 5464). Desde então, a maioria dos estados não cobra esse DIFAL do Simples, mas há estados que ainda tentam cobrar. Na nota fiscal interestadual Simples Nacional, muitas empresas informam essa decisão no campo de observações.

Atenção ao caminho contrário: Quando a empresa do Simples compra de outro estado para usar ou revender, o estado dela pode cobrar a diferença na entrada. Veja mais sobre a NF-e no Simples Nacional. A nota fiscal interestadual Simples Nacional também ganha os campos de IBS e CBS como obrigatórios a partir de 2027.

Nota fiscal interestadual para MEI

O MEI pode vender para outro estado. A nota fiscal interestadual para MEI é uma NF-e comum, com CFOP iniciado em 6, e o ICMS já está incluído no valor fixo do DAS mensal. Para emitir, o MEI precisa de inscrição estadual.

Três cuidados para a nota fiscal interestadual para MEI:

• Venda para empresa: A nota é obrigatória. Para pessoa física, o MEI está dispensado, mas a nota é necessária para a mercadoria viajar com segurança pelos postos fiscais.
• DIFAL: Vale a mesma decisão do STF que protege as empresas do Simples.
• Como emitir: Em vários estados, o aplicativo gratuito Nota Fiscal Fácil permite emitir NF-e com a conta gov.br. Em outros, o MEI precisa de um sistema e de certificado digital. Se você é MEI e quer saber como emitir nota fiscal interestadual sem pagar nada, comece pelo site da Sefaz do seu estado.

A nota fiscal interestadual para MEI também conta para o limite de faturamento anual do MEI. Veja quais são as notas que o MEI pode emitir.

Nota fiscal interestadual online: Onde emitir

Toda nota fiscal interestadual online sai pela internet e é autorizada pela Sefaz do seu estado em segundos. A maioria dos estados não oferece mais emissor gratuito de NF-e para empresas, então o caminho comum é um sistema pago, com certificado digital. Saiba mais sobre o certificado digital da empresa.

Um bom sistema para emitir nota fiscal interestadual deve, no mínimo:

• Guardar o cadastro de clientes: Com estado e inscrição estadual, para não redigitar.
• Calcular os impostos: Com base no produto, no cliente e no estado de destino.
• Gerar o DANFE e o XML: Para acompanhar a mercadoria e enviar ao cliente.
• Enviar as notas ao contador: Para o fechamento do mês.

Se você vende pela internet, o sistema para emitir nota fiscal interestadual precisa conversar com a sua loja. Veja como emitir nota fiscal no e-commerce. A nota fiscal interestadual online também depende de internet estável no momento da emissão.

Erros comuns ao emitir nota fiscal para outro estado

• Usar NFC-e: A nota é recusada. Venda para outro estado sempre vai em NF-e.
• Usar CFOP iniciado em 5: O código precisa começar com 6.
• Aplicar a alíquota interna: Gera imposto a mais e problema na conferência do cliente.
• Esquecer o DIFAL: A mercadoria pode ficar retida no posto fiscal do estado de destino.
• Marcar pessoa física como contribuinte: Muda o CFOP e o cálculo do imposto.

Se a nota sair errada, veja como cancelar a NF-e dentro do prazo. Se o cliente devolver a mercadoria, a operação também é interestadual: Use a nota fiscal de devolução. Emitir nota fiscal para outro estado com o cadastro certo do cliente evita a maior parte desses erros.

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