Quem abre uma filial descobre logo que cada unidade tem o próprio CNPJ e emite as próprias notas. Um emissor de nota fiscal para vários CNPJs deixa você cuidar de todas as unidades num lugar só, mas não muda a regra principal: A nota sai sempre no nome da unidade de onde a mercadoria saiu ou onde o serviço foi feito. Abaixo você vê quem emite em cada situação, como fica a transferência de estoque entre as unidades e o que mudou no imposto.
A matriz e a filial são a mesma empresa, mas cada uma tem o seu número. Os oito primeiros dígitos do CNPJ são iguais, e só o final muda. Veja o exemplo de uma rede de padarias:
Para o fisco, cada endereço funciona como uma unidade separada. Por isso, cada uma tem a própria inscrição no estado, se vende produtos, e na prefeitura, se presta serviços. Cada uma também tem a própria numeração: A primeira nota fiscal emitida pela filial de Sorocaba é a de número 1, mesmo que a matriz já esteja na nota 5.000. Quem usa um emissor de nota fiscal para vários CNPJs vê as unidades lado a lado, mas cada uma segue com a sua sequência.
Na prática, a nota fiscal matriz e filial segue uma ideia simples: Cada unidade responde pelas vendas que saem dela. O dinheiro pode cair na mesma conta e o dono é o mesmo, mas as notas são separadas.
Não. A pergunta "filial pode emitir nota fiscal pela matriz?" aparece muito quando a filial ainda não está pronta para emitir. A resposta vale nos dois sentidos: Nem a filial usa o CNPJ da matriz, nem a matriz emite no lugar da filial.
Querer emitir nota fiscal da filial pela matriz causa três problemas:
Por isso, toda nota fiscal emitida pela filial precisa levar o CNPJ, a inscrição e a numeração da filial. A boa notícia: Isso não exige uma pessoa em cada unidade. Quem emite pode ficar no escritório da matriz e escolher, no sistema, de qual CNPJ sai cada nota. É para isso que serve um emissor de nota fiscal para vários CNPJs.
Um detalhe que poupa dinheiro: Na nota de produto, o certificado digital da matriz pode assinar as notas das filiais, porque os oito primeiros números do CNPJ são os mesmos. Na nota de serviço, a regra depende da prefeitura. Saiba mais sobre o certificado digital para empresas.
Se a filial ainda não tem inscrição, a saída não é emitir nota fiscal da filial pela matriz. É esperar o cadastro ficar pronto ou fazer a venda pela unidade que já está regularizada, com o produto saindo de lá.
Esse caso confunde porque mistura duas unidades na mesma venda. Existem duas situações bem diferentes:
O cliente fechou o pedido com o vendedor da matriz, só que o produto está no depósito da filial. Quem emite a nota de venda é a filial, porque é de lá que a mercadoria sai. A Fazenda de São Paulo, em respostas a consultas de empresas, já deixou claro que vale a saída física, não o lugar onde a venda foi negociada.
Outra saída é transferir o produto da filial para a matriz antes e só então vender pela matriz. Isso gera duas notas: A de transferência e a de venda.
Aqui a sua empresa vende normalmente, mas a entrega acontece em outro endereço do cliente. A nota tem um campo próprio de local de entrega, onde entram o endereço e os dados da unidade que vai receber. Combine com o cliente qual CNPJ fica como destinatário, porque é essa unidade que vai lançar a nota.
Nos dois casos, a venda pela matriz com entrega na filial só fica segura quando o caminho físico do produto aparece na nota do jeito que aconteceu. Na dúvida, confirme com o contador antes da primeira venda pela matriz com entrega na filial. Um emissor de nota fiscal para vários CNPJs ajuda aqui, porque deixa escolher de qual unidade sai cada nota na hora da venda.
Quando o produto muda de uma unidade para outra da mesma empresa, não é venda: É transferência. A nota fiscal de transferência entre matriz e filial registra essa mudança de endereço e mantém o estoque de cada unidade certo.
A mesma lógica vale para a nota fiscal de transferência entre filiais: Da filial de Sorocaba para uma nova filial em Jundiaí, por exemplo. Quem envia emite a nota, e quem recebe dá entrada com ela. Num bom emissor de nota fiscal para vários CNPJs, a entrada na unidade que recebe aproveita os dados da nota de saída, sem digitar tudo de novo.
O CFOP é o código de quatro números que diz qual é o tipo de operação. Ele começa com 5 quando as duas unidades ficam no mesmo estado e com 6 quando ficam em estados diferentes. Veja o guia completo de CFOP. Os códigos mais usados são estes:
Na unidade que recebe, o código troca o primeiro número: 5.152 vira 1.152 na entrada, e 6.152 vira 2.152. Escolher o CFOP de transferência entre filiais certo evita que a transferência pareça uma venda.
Uma loja de calçados manda 100 pares da matriz, em São Paulo, para duas filiais. Cada par custou R$ 80 ao fornecedor:
O valor da nota é o custo do produto, não o preço de venda na loja. Afinal, ninguém está vendendo nada: O par só mudou de prateleira. Para quem faz isso toda semana, o CFOP de transferência entre filiais precisa estar pronto no sistema.
Desde 2024, não. Depois de uma decisão do Supremo Tribunal Federal e da Lei Complementar 204/2023, os estados deixaram de cobrar ICMS, o imposto estadual sobre mercadorias, na transferência entre unidades da mesma empresa. O crédito do imposto pago na compra continua valendo. Isso vale para a nota fiscal de transferência entre matriz e filial e para a transferência entre duas filiais.
Para quem transfere de um estado para outro, existe um detalhe. Desde novembro de 2024, um convênio entre os estados deixa a empresa escolher entre dois caminhos:
Cada estado tem detalhes próprios. Por isso, a resposta curta para "nota fiscal de transferência entre filiais tem ICMS?" é não, mas a forma de preencher fica com o contador.
Na reforma tributária, a regra segue a mesma linha: A lei não cobra IBS e CBS, os novos impostos que vão substituir os atuais, na transferência entre unidades do mesmo contribuinte, mas exige a nota. Em 2026, ano de teste, esses campos já aparecem na nota com o código de não cobrança. Veja como preencher no guia do campo de IBS e CBS na nota.
Ou seja, a nota fiscal de transferência entre filiais tem ICMS zerado na prática, mas não pode deixar de ser emitida.
Muita gente chama de "filial" uma segunda empresa que abriu com outro CNPJ, com outros oito primeiros números. Para o fisco, são empresas diferentes, mesmo com o mesmo dono. Entre elas não existe transferência:
Se você está decidindo entre abrir uma filial ou uma nova empresa, converse com o contador sobre o melhor regime de tributação para cada caso.
Com duas ou mais unidades, cuidar da nota fiscal matriz e filial em sistemas separados vira retrabalho e abre espaço para erro. Antes de contratar um emissor de nota fiscal para vários CNPJs, confira se ele tem estes pontos:
Um emissor de nota fiscal para vários CNPJs que cumpre essa lista economiza horas por semana. Para comparar opções com calma, veja também como escolher um emissor de notas.
Quem ainda não usa um emissor de nota fiscal para vários CNPJs costuma cair nestes erros:
Se uma nota sair com o CNPJ errado, o caminho depende do prazo: Dentro dele, cancele. Fora dele, veja o guia de nota de estorno. E para outros deslizes, veja os erros comuns na emissão de notas.
Se você procura um emissor de nota fiscal para vários CNPJs, a DIGISAN pode ajudar em três frentes. Ela emite NF-e, NFC-e e nota de serviço, calcula os impostos automaticamente e trabalha integrada com o seu contador. Ela também oferece o certificado digital da sua empresa.
Para quem já tem sistema próprio e quer emitir por várias unidades, a API de nota fiscal da DIGISAN tem gestão de várias empresas. Para montar o melhor formato para a sua matriz e as suas filiais, fale com um especialista da DIGISAN.
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