Como imprimir nota fiscal?

Desde sua adoção oficial no Brasil, em 2006, a nota fiscal eletrônica (NFe) revolucionou a maneira como as empresas lidam com suas obrigações fiscais. A versão digital trouxe benefícios como a simplificação dos processos, reduzindo consideravelmente a burocracia envolvida na emissão e armazenamento de notas fiscais. 

Além disso, a NFe também eliminou a necessidade de acumular grandes quantidades de papel, por se tratar de um arquivo totalmente digital. No entanto, ainda existem situações em que a versão impressa da NFe é necessária. 

Mas como imprimir uma nota fiscal da maneira correta e sem complicação? Se você tem essa dúvida, este artigo vai te dar a resposta, pois vamos explicar as situações em que a impressão da NFe é essencial e te mostrar como fazer a impressão da forma mais simples possível. 

Quando é obrigatório imprimir nota fiscal?

Durante muito tempo, as empresas no Brasil imprimiam notas fiscais apenas quando o cliente exigia. Por isso, o governo federal estabeleceu como obrigatória a entrega de um comprovante fiscal ao consumidor, como forma de evitar a sonegação de impostos.

A Lei Federal nº 8.846, de 24 de janeiro de 1994, determinou que todos os consumidores têm o direito de receber uma nota fiscal, e nenhum estabelecimento pode se recusar a fornecê-la. A exceção é para Microempreendedor Individual (MEI) que negocie com pessoa física e empresas que atuam em setores específicos.

No entanto, a lei não estabelece que a entrega precisa ser feita por meio de um documento impresso. É possível, por exemplo, enviar o arquivo em PDF para o e-mail do cliente.

O que não é permitido é que a empresa se recuse a fornecer a nota fiscal, Se isso acontecer, ela pode ser penalizada com multas e responder por crime tributário.

Qual impressora usar para imprimir nota fiscal?

O primeiro passo para a impressão adequada de notas fiscais é a escolha do equipamento. Dependendo das particularidades da operação, você pode precisar de uma impressora fiscal ou não fiscal:

• Impressora fiscal: projetada especificamente para imprimir o cupom fiscal em um estabelecimento comercial, usado para comprovar a venda e garantir os direitos do consumidor. É certificada e homologada pelas autoridades fiscais.
• Impressora não fiscal: é uma impressora convencional que pode ser usada para imprimir documentos não fiscais, como relatórios, recibos, etiquetas e nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e), e pode ser uma opção mais acessível para a impressão de notas em transações que não exigem registros fiscais.

Como imprimir nota fiscal?

Para imprimir suas notas fiscais, o passo a passo pelo site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) é o seguinte:

1. Acesse o site da Sefaz do estado que emitiu a nota fiscal.
2. Clique em "Consulta NF-e" ou "Consulta Nota Fiscal Eletrônica".
3. Digite a chave de acesso de 44 dígitos no campo correspondente.
4. Clique em "Consultar" ou no botão correspondente para prosseguir.
5. Na próxima tela, você verá uma representação digital da NF-e.
6. Verifique se todas as informações estão corretas e clique em "Imprimir".
7. Selecione a impressora e clique em "OK" para finalizar.

Você também pode optar pela impressão na hora em que emitir uma NF-e no seu emissor de notas fiscais. No sistema da DIGISAN, o processo é bastante simples:

1. Após a emissão da nota, abrirá uma nova janela.
2. Clique em “Imprimir” e você verá a imagem da nota fiscal.
3. Selecione a impressora e clique novamente em “Imprimir”.

No emissor da DIGISAN, você também tem a opção de baixar a nota fiscal em XML e PDF, para manter uma cópia digital em seu computador ou enviar para seus clientes por e-mail ou WhatsApp.

Como facilitar a impressão de notas fiscais?

É possível facilitar a impressão de notas fiscais com a adoção de métodos e ferramentas modernas. A seguir, veja algumas dicas para tornar esse processo mais fácil e eficiente:

Utilize um ERP

Automatizar processos contábeis e fiscais permite que você gere e imprima suas notas com apenas alguns cliques. Um ERP também pode ajudar a manter registros precisos e a cumprir os regulamentos fiscais.

Prefira impressoras modernas

Se a sua empresa ainda precisa imprimir notas fiscais em papel, considere investir em impressoras modernas, que são mais eficientes e precisas do que as versões mais antigas.

Capacite sua equipe

Certifique-se de que sua equipe esteja devidamente treinada no processo de emissão de notas fiscais. Isso reduzirá erros e agilizará o processo desde a geração até a impressão da nota.

Esteja atualizado

Mantenha-se atualizado sobre as regulamentações fiscais locais, que podem mudar ao longo do tempo, para manter-se em conformidade e a ajustar seus processos conforme necessário.

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Emitir e imprimir notas fiscais faz parte da rotina de qualquer empresa e a tecnologia chegou para ajudar a agilizar esse processo. Hoje em dia, há muitas opções de emissores de nota fiscal que podem automatizar as tarefas repetitivas e fazer com que você tenha mais produtividade e eficiência.

Ao optar pela automatização da emissão de notas fiscais com a DIGISAN, você reduz os riscos de erros humanos e ganha tempo para se dedicar a outras demandas da sua empresa. Além disso, a DIGISAN oferece suporte técnico especializado, integração completa com a contabilidade, maior produtividade e uma relação custo-benefício vantajosa para não sobrecarregar suas finanças.

A melhor parte é que você pode experimentar todos esses benefícios gratuitamente por 7 dias. Basta fazer o seu cadastro e solicitar um teste gratuito do emissor de NF-e da DIGISAN.