Se você é empreendedor, sabe bem a importância de manter suas notas fiscais organizadas. Afinal, além de facilitar sua rotina contábil, é uma exigência da legislação brasileira que todas as empresas, independentemente do tamanho, mantenham registros precisos de suas transações financeiras.
Muitas vezes, para que isso ocorra, é preciso baixar suas notas fiscais em XML e PDF e mantê-las em um ambiente seguro no seu computador. Dessa forma, você se previne de contratempos como instabilidades de acesso e tem seus registros à mão quando precisa deles.
Neste artigo, vamos explicar por que é importante baixar e manter suas notas fiscais em seu computador e te mostrar o passo a passo para fazer o download de notas de forma segura e descomplicada.
O mundo da tecnologia é cheio de termos e siglas que nem todos dominam e, quando ele se alia ao universo das notas fiscais, é comum que o empreendedor fique confuso com algumas nomenclaturas.
Por exemplo: você sabe qual a diferença entre um arquivo XML da nota fiscal e um arquivo PDF? Se tem dúvidas, vamos te ajudar a entender:
Veja algumas das principais diferenças entre eles:
O arquivo XML é usado para estruturar e armazenar dados em formato de texto, enquanto o PDF é usado para representar documentos com layout que inclui texto e gráficos em uma formatação mais visual.
O XML é legível principalmente por máquinas e, geralmente, requer a análise de um software para extrair e interpretar os dados. Já o PDF é legível tanto por humanos quanto por máquinas, preservando a aparência visual.
De forma geral, arquivos no formato XML são usados para armazenar informações complexas e estruturadas em sistemas de troca de dados, como web services. O PDF é usado para criar documentos eletrônicos que se assemelham à aparência de documentos impressos, como relatórios, manuais e contratos.
A gestão adequada de notas fiscais não é apenas uma tarefa administrativa, mas uma prática essencial para garantir a conformidade fiscal, facilitar a gestão financeira e proteger os interesses da empresa.
Por isso, baixar os arquivos XML e PDF de seus documentos disponíveis é também um investimento na eficiência operacional do seu negócio.
Veja algumas vantagens de baixar suas notas e organizar o seu arquivo:
A Receita Federal e os órgãos estaduais e municipais exigem que as empresas mantenham suas notas eletrônicas em XML como parte dos registros fiscais por um período mínimo de 5 anos. Não ter os documentos para apresentar em caso de fiscalização, por exemplo, pode resultar em multas e penalidades.
As notas fiscais são fontes de informações essenciais para a contabilidade, pois contêm detalhes sobre as transações comerciais, como valores, datas e impostos, fundamentais para o balanço financeiro e a apuração de impostos.
O XML é a representação digital e estruturada de uma transação comercial. Ter acesso a esses documentos é crucial para comprovar despesas, receitas e outras operações financeiras, seja em caso de auditorias ou para simples referência interna.
Manter notas fiscais em XML e PDF facilita a recuperação de informações. Se você precisar consultar uma transação antiga, por exemplo, pode fazer isso rapidamente em uma pesquisa ao seu arquivo, economizando tempo e esforço.
Armazenar notas fiscais em formato eletrônico economiza espaço, já que não há necessidade de arquivos físicos volumosos. Isso também ajuda a manter um ambiente de trabalho mais organizado.
O armazenamento em formato eletrônico, especialmente em backups na nuvem, protege contra perdas e danos físicos comuns aos documentos em papel.
Ter fácil acesso aos dados das notas fiscais em XML permite uma análise financeira mais eficaz. Isso é essencial para tomar decisões informadas sobre a saúde financeira da empresa e identificar áreas que precisam de melhorias.
Antes de mais nada, temos 2 informações importantes para que você possa fazer o download de suas notas fiscais sem problemas.
A primeira é que, desde 2020, é obrigatório o uso do Certificado Digital para baixar o arquivo XML da nota fiscal eletrônica no site da Secretaria da Fazenda (Sefaz). Portanto, se você não tem o certificado, terá que providenciar.
Outro ponto importante é que você vai precisar da chave de acesso da nota fiscal para fazer o download. Isso significa que o site da Sefaz só permite baixar uma NF-e por vez, o que pode ser bem complicado e demorado caso você tenha um volume alto de notas.
Agora que você já sabe o principal, vamos mostrar como baixar os arquivos XML. Veja a seguir.
Como você viu, baixar notas fiscais em XML e PDF é um processo fundamental para a conformidade fiscal e a gestão contábil eficiente, mantendo a organização dos documentos.
Contar com ferramentas especializadas, como o emissor de notas fiscais DIGISAN, pode tornar esse processo mais simples e eficiente, economizando tempo e garantindo a segurança dos seus dados fiscais.
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