Por mais cuidados que você tenha na emissão e no gerenciamento de suas notas fiscais, ninguém está livre de acabar perdendo um documento. Se isso acontecer com você, não se preocupe: recuperar uma nota fiscal não é só possível, como também muito simples.
E, com isso, você pode também orientar seus clientes sobre as melhores medidas a serem tomadas em casos de perda das notas.
Neste artigo, vamos te mostrar como recuperar uma nota fiscal e dar algumas dicas para evitar a perda.
A nota fiscal é um documento que serve para detalhar particularidades de um serviço ou da aquisição de um produto. Ela funciona como prova de que houve uma transação comercial.
Além disso, as notas fiscais contêm informações sobre os impostos aplicáveis e confirmam a regularidade fiscal do seu negócio.
Para o consumidor, são muito úteis em caso de produtos defeituosos ou necessidade de devolução, entre outros pontos de atenção.
Por isso, manter o arquivamento correto dos documentos fiscais pode auxiliar na sua gestão financeira, entendendo com mais detalhes suas operações, além de ser obrigatório em casos de fiscalização.
Como os documentos fiscais são exigidos como comprovação de transações comerciais, se você perder um deles, pode tentar recuperar nos seus arquivos ou obter uma segunda via da nota fiscal.
Veja, a seguir, alguns motivos para recuperar uma nota fiscal:
Como vimos anteriormente, a nota fiscal é a prova documentada de uma transação comercial entre um comprador e um vendedor. Recuperá-la é essencial para provar isso, e pode ser algo necessário para garantias, devoluções ou reclamações em relação ao produto ou serviço.
Para não cair nas “garras do leão”, ter suas notas fiscais bem documentadas é algo extremamente útil. Afinal, é possível ter despesas deduzidas e esse controle faz muito bem para a organização fiscal.
As notas fiscais não ficam disponíveis para sempre no sistema. No site da Secretaria da Fazenda do seu estado, é possível recuperá-la no prazo de até 180 dias. Depois disso, você terá acesso a apenas um resumo das informações.
No entanto, as empresas e prestadores de serviço devem manter suas notas por mais tempo. De acordo com as normas vigentes, esse prazo é de, pelo menos, 5 anos. Então, essa é uma outra possibilidade de rever suas notas em caso de prestação de serviços por terceiros.
Agora, confira o passo a passo para recuperar nota fiscal antiga. Mas não se esqueça: é interessante fazer isso o quanto antes para evitar problemas com a fiscalização.
O primeiro passo é entrar em contato com o local onde a compra foi feita. Eles podem emitir a nota fiscal ou fornecer orientações sobre como proceder. E importante: isso é feito sem custo extra para a empresa ou prestador de serviço.
Para isso, tenha em mãos informações detalhadas sobre a transação, como data, itens comprados e valores. Isso facilitará a busca pelo documento nos registros.
Esse é um dos meios de recuperar nota fiscal pelo CPF, sem a necessidade de códigos específicos de acesso.
Outra forma de recuperar nota fiscal é utilizando o site da Sefaz. No entanto, nesse caso, você precisará ter em mãos o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), com o número de 44 dígitos que é o “RG” da sua nota.
Evitar a perda de notas fiscais é fundamental para manter registros financeiros precisos e evitar possíveis dores de cabeça no futuro.
Confira algumas maneiras de fazer isso:
Uma maneira eficaz de evitar a perda de notas fiscais é digitalizá-las e armazená-las eletronicamente. Gere versões digitais de suas notas fiscais e as guarde em um local seguro no seu computador ou em serviços de nuvem.
Caso tenha o espaço e deseje, ainda é possível fazer o armazenamento físico de suas notas. Use pastas ou envelopes categorizados por data, tipo de despesa ou fornecedor para armazenar suas notas fiscais de maneira ordenada.
Por fim, a maneira mais fácil, prática e segura de guardar suas notas fiscais: utilize um emissor de notas fiscais confiável.
A DIGISAN oferece recursos que vão ajudar você a emitir suas notas e ter acesso a todas elas sempre que precisar. É o fim da dor de cabeça!
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Agora que você já sabe como recuperar nota fiscal perdida e conhece a importância de fazer isso o quanto antes, não deixe de adotar práticas organizacionais para evitar problemas nesse contexto. Lembre-se: a prevenção é sempre a melhor estratégia.
Já que estamos falando sobre isso, você já conhece o emissor de nota fiscal da DIGISAN? Com o nosso sistema, você emite e organiza suas notas de forma ágil e prática, sem complicações.
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