A nota fiscal é um documento vital em transações comerciais, servindo como comprovante legal e instrumento para o cumprimento de obrigações no segmento.
No entanto, há momentos em que é preciso saber como obter segunda via de nota fiscal. Seja por perda, comprovação de compra para garantia ou questões fiscais, é importante saber como proceder nesses casos.
Neste artigo, vamos te explicar os métodos, requisitos e passos para solicitar e obter uma segunda via de nota fiscal de maneira rápida e eficaz.
Existem diversas situações em que pode ser necessário obter uma segunda via da nota fiscal.
Se a nota fiscal original for perdida ou extraviada, por exemplo, é preciso obter uma segunda via para fins de registro contábil ou para apresentação em caso de auditoria.
Além disso, se um produto precisa ser reparado sob garantia, a apresentação da nota fiscal é necessária. Se a original foi perdida, uma segunda via pode ser a solução para esse tipo de situação.
Para tornar o processo acessível, várias opções estão disponíveis. Muitas vezes, as empresas (como os e-commerces) oferecem acesso online em seus sites, facilitando a obtenção da segunda via.
Além disso, é possível solicitar por e-mail, telefone ou até mesmo presencialmente onde você fez a compra. Conhecer esses métodos ajuda a escolher a opção mais conveniente para o seu caso.
Não, ela não é.
No entanto, na maior parte das vezes, não há qualquer tipo de complicação na hora de solicitar a nova nota. Então, se você precisar solicitar uma segunda via ao seu fornecedor, não deve enfrentar dificuldades.
E o melhor é que isso não gera qualquer tipo de prejuízo para quem emite a nota fiscal. Por isso, desconfie caso você seja cobrado por uma nova emissão. Essa é uma prática considerada abusiva de acordo com o Código de Defesa do Consumidor (CDC).
Toda e qualquer empresa é obrigada a manter suas notas fiscais por um período de, pelo menos, 5 anos para apresentação em caso de auditorias ou fiscalizações. Assim, solicitar o documento nesse período costuma ser ainda mais tranquilo.
Saber como recuperar uma nota fiscal é importante, mas isso não é tudo. Para solicitar a segunda via, é fundamental ter em mãos algumas informações básicas antes mesmo de iniciar o processo.
Algumas delas são:
Lembre-se: você não precisa ter todas essas informações, mas quanto mais souber, melhor! Outro detalhe importante é garantir que os dados apresentados na hora de solicitar a segunda via estejam corretos, evitando contratempos.
Você está prestes a descobrir como conseguir segunda via de nota fiscal! Então, vamos lá.
Para ter acesso à segunda via da nota fiscal, nem sempre você vai precisar entrar em contato com seu fornecedor. Muitas vezes, é possível recuperar a nota que precisa sozinho mesmo. Veja algumas possibilidades:
Se você fez a compra online, verifique seu e-mail. Atualmente, a maior parte das lojas enviam a nota fiscal junto com a confirmação da compra. Você pode procurar pelo e-mail relacionado à compra e baixar a nota fiscal anexada.
Outra possibilidade é acessar o aplicativo ou site do fornecedor do produto ou serviço. É quase certo que você encontre sua nota fiscal disponível para download diretamente no sistema da empresa.
Para obter a segunda via, você também pode acessar o site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) e usar a chave de acesso da sua nota fiscal. Ela fica abaixo do código de barras no DANFE.
Se você não tem acesso a esse número, o que é muito comum, entre em contato com a Sefaz e peça o seu código. Mas, nesse caso, será necessário ter um Certificado Digital.
Não conseguiu encontrar a segunda via da nota sozinho? Calma! Ainda há outras opções.
A mais simples é entrar em contato direto com seu fornecedor, seja por e-mail, telefone ou chat, que muitas vezes está disponível para clientes. Escolha o modo que for mais conveniente e solicite a sua nova nota fiscal.
O mesmo é válido para prestadores de serviço, como Microempreendedores Individuais (MEIs), que tenham emitido a nota para você. É bem provável que eles tenham uma cópia salva em seus próprios arquivos.
Se você notar alguma informação diferente na sua segunda via, em relação à nota original, não deixe isso passar, pois é algo que pode gerar complicações futuras em suas contas.
Algumas atitudes que podem ser tomadas nesse caso são:
Se a empresa não resolver o problema, você pode contatar órgãos de proteção ao consumidor em busca de uma solução que não traga prejuízos para seus registros.
Até aqui, você viu como conseguir uma segunda via de nota fiscal como comprador. Mas, quando um cliente solicita uma nova nota para você, como fazer para atendê-lo?
Como mencionamos acima, você não é obrigado por lei a providenciar a segunda via, no entanto, é recomendável que atenda à solicitação para manter um bom relacionamento e evitar que acabe perdendo o cliente e prejudicando sua reputação.
Além disso, como já explicamos, você não pagará nada a mais pela nova emissão. O processo também é bastante simples, então, não há motivos para a recusa.
Veja como enviar a segunda via da nota fiscal para um cliente:
Se você tem o hábito de baixar suas notas fiscais, o modo mais simples é consultar seus arquivos e procurar pela nota solicitada. Depois, é só enviar o arquivo XML ou PDF para o cliente, conforme a necessidade dele.
Se você não tem a nota salva no seu computador, não precisa se preocupar. Acesse seu emissor de nota fiscal e vá até a seção “Consultar Nota Fiscal”. Là, você vai encontrar a relação de todas as notas que já emitiu. Basta fazer o download e enviar ao cliente.
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Agora que você já sabe como obter a segunda via de nota fiscal, não perca tempo e coloque todos os seus registros em dia. Afinal, esse é um passo muito importante para manter as finanças em ordem e evitar problemas com o Fisco.
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