Nota fiscal de pessoa física: como emitir

Emitir notas fiscais não é apenas uma obrigação para transações comerciais; é também uma forma de manter a contabilidade de um negócio organizada. Por essa razão, você não precisa ter um CNPJ para validar uma negociação e comprovar o recolhimento de impostos, pois é possível emitir uma nota fiscal de pessoa física.

Sim, você pode gerar notas fiscais com o seu CPF. Para isso, a forma mais comum é a Nota Fiscal Avulsa, utilizada para registrar transações pontuais. Se você não tem uma empresa constituída, mas prestou um serviço ou vendeu um produto e quer emitir apenas uma nota para formalizar a transação, pode gerar uma NFA para organizar suas contas e ficar em dia com o Fisco.

Então, se você tem dúvidas sobre o procedimento para emitir notas fiscais como pessoa física, acompanhe este artigo e saiba como é o passo a passo para esse tipo de emissão. 

O que é Nota Fiscal Avulsa

A Nota Fiscal Avulsa eletrônica (NFA-e) é um documento fiscal que permite a pessoas não contribuintes do ICMS formalizarem uma transação e comprovarem o recolhimento de impostos, mesmo que não sejam legalmente obrigadas a isso. 

Embora tenha a mesma validade de outros tipos de nota, a NFA-e tem algumas características que a diferenciam, como:

• Tem um limite máximo de 10 itens, então, se você vendeu mais produtos que isso, precisará emitir mais de uma nota.
• Não permite correções caso algum dado tenha sido informado erroneamente, sendo necessário excluir a nora e gerar uma nova com a informação correta.
• Não pode ser utilizada por contribuintes que são obrigados legalmente a emitir NF-e.

Vantagens da emissão de nota fiscal de pessoa física

Mesmo que você não seja obrigado por lei a emitir notas por uma prestação de serviço ou comercialização de um produto, optar pelo documento fiscal traz algumas vantagens. Entre elas, podemos destacar:

• segurança nas transações; 
• possibilidade de negociar com grandes empresas, que costumam exigir nota fiscal;
• gestão organizada das finanças.

Quem pode emitir NFA-e

A Nota Fiscal Avulsa pode ser utilizada por pessoas físicas e jurídicas, desde que cumpram alguns requisitos. Caso você esteja se perguntando se essa modalidade de documento fiscal se aplica ao seu caso, veja, a seguir, quem está autorizado a emitir notas fiscais de forma avulsa:

• Microempreendedor Individual (MEI);
• profissionais autônomos que não tenham empresa aberta e que não sejam contribuintes do ICMS;
• pessoas jurídicas sem Inscrição Estadual, inscritas apenas no ISS; 
• fundações públicas;
• produtores rurais que atuam como pessoas físicas. 

Como emitir uma Nota Fiscal Avulsa

Como você viu acima, há alguns critérios para emitir uma Nota Fiscal Avulsa eletrônica e seu uso está vinculado a regras que podem mudar de um estado para outro ou de uma cidade para outra.

No entanto, de forma geral, os passos que você deve seguir para emitir sua nota fiscal pelo CPF são:

1. Consulte a viabilidade

Como as regras para emissão de nota fiscal de pessoa física mudam de um local para outro, o primeiro passo é verificar como o serviço funciona no seu estado, por meio da Sefaz, ou na sua cidade, por meio da Prefeitura.

2. Reúna os documentos necessários

Depois de confirmar que você pode utilizar essa modalidade de nota fiscal, tenha em mãos a documentação necessária. Embora possa variar dependendo das regras locais, geralmente, são exigidos:

• CPF;
• documento de Identidade (RG, CNH ou outro modelo válido);
• comprovante de residência. 

3. Adquira um Certificado Digital

O Certificado Digital não é obrigatório para emitir nota fiscal como pessoa física, mas é ele que vai funcionar como a sua assinatura virtual e, assim, garantir mais segurança e a autenticidade das transações. Portanto, considere adquirir um Certificado por meio de uma certificadora credenciada ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

4. Cadastre-se na Prefeitura

Para começar a emitir notas fiscais com seu CPF, é preciso procurar a Prefeitura e fazer sua inscrição no Cadastro de Contribuintes Mobiliários (CCM), que vai gerar um código de serviço válido. A partir daí, você terá uma senha para ter acesso ao sistema de impressão de notas.

5. Acesse o sistema e preencha a nota

Com a senha que foi gerada em seu cadastro, acesse o sistema e preencha todos os dados da nota fiscal, tanto do vendedor ou prestador de serviços quanto do cliente. Nesse ponto, tenha muita atenção, pois, como já explicamos, a NFA-e não pode ser corrigida. Caso você erre alguma informação, terá que excluir a nota e realizar todo o processo novamente.

6. Emita sua nota

Depois de preencher e conferir os dados da nota, você pode gerar um arquivo XML, como ocorre com outros modelos de documento fiscal. Você também deverá imprimir a nota e armazená-la fisicamente por 5 anos para ser apresentada em caso de fiscalização. 

Como emitir notas com segurança

Neste artigo, explicamos quais os procedimentos necessários para emitir uma nota fiscal de pessoa física e, assim, obter benefícios com a formalização de suas transações comerciais, mesmo que elas não sejam frequentes.

Para ter ainda mais vantagens na sua decisão, escolha um emissor de notas fiscais que proporcione segurança e agilidade para sua contabilidade. Automatizar a emissão de documentos fiscais, além de reduzir os riscos de falhas humanas, permite que você tenha tempo para atividades mais estratégicas para o seu crescimento.

A Digisan conta com um sistema ágil, que permite a emissão de notas fiscais em dois minutos e o envio automático ao seu cliente e ao seu contador, contribuindo para a segurança e a produtividade.

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