Gerir um negócio não é tarefa fácil. Além de todas as responsabilidades diárias, como atender clientes, cuidar das vendas e administrar sua equipe, ainda há uma série de questões burocráticas que exigem sua atenção.
Uma dessas questões é a emissão de notas fiscais, um processo que comprova a legalidade das suas transações comerciais, fornece informações valiosas sobre a saúde financeira do seu negócio e transmite confiança aos seus clientes, mostrando que sua empresa está em conformidade com as leis fiscais.
No entanto, com tanta coisa na cabeça e na correria do dia a dia, é fácil cometer erros na emissão de notas fiscais. Com isso, podem haver transtornos, que vão desde o retrabalho para correção até mesmo complicações com o Fisco.
Por isso, neste blogpost, vamos abordar os erros mais comuns e compartilhar dicas práticas para evitá-los. Assim, você poderá se concentrar no crescimento do seu negócio, sem se preocupar com problemas fiscais.
O preenchimento de notas fiscais requer atenção, especialmente quando é feito de forma manual. No entanto, mesmo quando há cautela, erros na emissão de NF-e podem acontecer.
A seguir, veja os principais erros, suas consequências e como você pode evitá-los:
Esta é óbvia, certo? Todo mundo sabe que não emitir notas fiscais desobedece à legislação e pode causar problemas. Mesmo assim, ainda há esse tipo de falha em muitos negócios, especialmente quando o empreendedor era MEI e passou a ter um negócio maior, afinal, como MEI, ele era isento da emissão de NF-e em algumas situações.
O problema é que deixar de emitir as notas obrigatórias não é apenas uma distração, mas uma falha que pode ser caracterizada como crime de sonegação fiscal.
Para evitar esse tipo de problema, mesmo que você seja MEI, crie o hábito de sempre emitir notas fiscais. Assim, o processo fará parte de sua rotina naturalmente e será mais difícil esquecer quando a emissão for obrigatória.
Mesmo que essa pareça uma solução para economizar tempo, saiba que ela pode gerar uma série de dores de cabeça.
Imagine o trabalho e a complicação que você teria caso um cliente solicitasse um reembolso, cancelasse a compra ou precisasse trocar um produto e você não tivesse uma nota específica para ele.
Portanto, evite atalhos e a "contabilidade criativa", que pode te trazer mais problemas do que benefícios. Se você vendeu 120 produtos, emita 120 notas fiscais individuais para garantir a integridade de cada transação.
O Código Tributário Nacional determina que as notas fiscais eletrônicas em formato XML sejam armazenadas por um período de 5 anos. Então, não guardar as notas emitidas é um erro que pode trazer grandes complicações.
Afinal, caso a Receita Federal faça uma fiscalização na sua empresa ou solicite suas notas para averiguar e você não tenha os registros, você pode sofrer penalidades.
Para evitar esse tipo de transtorno, garanta um armazenamento adequado de suas notas fiscais. O ideal é contar com um sistema de nuvem criptografada, um tipo de “arquivo” on-line que mantém seus dados a salvo de criminosos virtuais e sempre acessíveis a você, sua equipe e seu contador.
No Brasil, há três tipos de notas fiscais e elas são usadas com diferentes propósitos e em diferentes situações. Usar a nota errada pode resultar em penalidades e multas por parte dos órgãos fiscalizadores.
Portanto, você deve conhecer os tipos de nota fiscal e entender qual é o adequado ao seu negócio. Para evitar confusões e não errar na hora de emitir, veja quando cada nota deve ser usada:
O sistema fiscal tributário brasileiro é um dos mais complexos do mundo e, por isso, pode ser desafiador para o empreendedor conhecer todas as regras e normas que deve seguir. No entanto, é essencial conhecer alguns termos básicos para evitar erros na gestão tributária da sua empresa.
Devem fazer parte do vocabulário de todo empreendedor termos como:
Para não ficar perdido em meio a siglas e termos técnicos, esteja sempre atualizado e por dentro das principais legislações. Além disso, é importante conhecer as leis específicas do estado e do município onde atua, pois elas podem variar de um lugar para outro.
Em alguns estados e municípios, a emissão da nota fiscal não precisa ser necessariamente efetuada no mesmo dia da competência. Por isso, confundir as datas é um erro muito comum, já que os conceitos são semelhantes. Veja só:
O problema de trocar essas datas é que você pode comprometer sua conformidade legal, a precisão dos seus registros contábeis e possíveis auditorias e fiscalizações.
Para que isso não seja um problema para sua empresa, invista em capacitação para a equipe responsável pela emissão das notas e utilize um emissor de notas fiscais que automatize o processo e evite erros com o preenchimento manual.
O certificado digital é um documento obrigatório para a emissão de notas fiscais e, assim como acontece com as notas, há diferentes tipos de certificados, o que pode causar confusão na hora de escolher o ideal para o seu negócio.
Conheça os dois principais tipos de certificado digital e suas diferenças:
Utilizar um certificado digital inadequado pode resultar em problemas que vão desde o atraso no processo de faturamento até autuações, multas e outras sanções legais.
Para evitar este erro, analise as particularidades da sua empresa, como o volume de emissão de notas fiscais, a mobilidade necessária e os recursos disponíveis e, assim, poderá escolher o tipo de certificado digital mais adequado.
Assim como qualquer trabalho feito à mão, emitir manualmente notas fiscais expõe seu negócio a falhas humanas, especialmente quando o volume de transações aumenta.
E emitir notas fiscais com erros pode ter um impacto negativo em seu negócio, incluindo multas, penalidades e perda de credibilidade junto aos clientes.
Para evitar esses problemas, é fundamental adotar um emissor de notas fiscais eletrônicas confiável em sua empresa. Ao automatizar esse processo, você elimina a dependência de ações manuais repetitivas, reduzindo consideravelmente o risco de erros.
A automação fiscal proporciona maior precisão nos cálculos, agilidade na emissão e armazenamento seguro das notas fiscais. Além disso, traz benefícios que vão além da simples emissão de notas, contribuindo para o crescimento saudável e sustentável do seu negócio.
O sistema da Digisan, por exemplo, permite a gestão completa do seu negócio, concentrando dados do controle financeiro, movimentações das vendas, análise e controle de estoque, entre outros, em uma única plataforma. Tudo isso de forma automática e precisa, sem necessidade de conferências ou digitação.
Para conferir na prática todos esses benefícios, cadastre-se agora para um teste gratuito do emissor de notas fiscais Digisan.
Digisan Tecnologia Digital e Informática LTDA - ME
SCS Quadra 06 Bloco A Nº 141 Sala 106 Edifício Presidente Brasília - DF | CEP: 70327-900
