Nota fiscal

Os 8 maiores erros das empresas ao emitir nota fiscal eletrônica!

Muitas empresas cometem alguns erros ao emitir nota fiscal eletrônica, Por isso, Conheça os 8 maiores erros das empresas e proteja seu negócio!

A emissão de nota fiscal eletrônica é uma rotina tão frequente quanto importante no dia a dia de qualquer empresa.

Quando são emitidas e armazenadas corretamente, as notas fiscais te livram de problemas com a fiscalização, são um parâmetro importante da saúde financeira do seu negócio, além de transmitir segurança e confiança para seus clientes. 

Mas, e quando isso não é feito corretamente?

Infelizmente, muitas empresas ainda cometem certos descuidos, que poderiam ser facilmente corrigidos com a orientação correta.

Para te ajudar a não entrar nessa lista de negócios encrencados com o Fisco, criamos este artigo com os 8 maiores erros das empresas ao emitir nota fiscal eletrônica. 

Boa leitura!

Principais erros ao emitir nota fiscal eletrônica

1. Deixar de emitir nota fiscal

Esta é a mais óbvia e, ao mesmo tempo, a mais frequente das falhas relacionadas a notas fiscais. Mas, por incrível que pareça, nem todo empreendedor tem consciência dessa importância, especialmente quando quem era MEI e passou a ter um negócio maior. 

E por que isso acontece? Porque os microempreendedores são os únicos que não são sempre obrigados a emitir notas fiscais. Sendo mais frequente ainda para prestadores de serviço. 

De toda maneira, não emitir uma nota fiscal é tornar uma transação invisível para o Fisco, o que pode enquadrado como sonegação de impostos; o que é crime. Confira o que diz a Lei 4.729/1965 sobre sonegação:

“Prestar declaração falsa ou omitir, total ou parcialmente, informação que deva ser produzida a agentes das pessoas jurídicas de direito público interno, com a intenção de eximir-se, total ou parcialmente, do pagamento de tributos, taxas e quaisquer adicionais devidos por lei.”

Por isso, mesmo que você seja MEI, nossa orientação é: emita suas notas. Você não só tem a ganhar garantindo que todas as suas transações estejam devidamente registradas. No caso de empresas, não precisamos nem dizer, já que elas são obrigatórias. 

Não emitir notas fiscais pode trazer diversos riscos e complicações. Neste artigo a gente te apresenta os 6 principais:

6 riscos de não emitir nota fiscal eletrônica!

2. Agrupar diferentes vendas do mês em uma nota só

Bem, essa parece uma solução que pode salvar bastante tempo, certo? A resposta é não, já que pode gerar uma série de dores de cabeça mais pra frente. 

Na rotina de toda empresa, é normal clientes pedirem reembolso, cancelarem compras ou precisarem trocar produtos. Nesse caso, a logística dessa operação vai trazer  problemas maiores que as vantagens que você pensou ter em agrupar várias notas.

Por isso, não procure atalhos nem faça a chamada "contabilidade criativa". Se você vendeu 120 produtos, faça 120 notas fiscais para garantir a legitimidade de cada uma dessas operações. 

3. Não armazenar notas fiscais

Mais uma legislação importante para você empreendedor: o artigo 173, da lei 5.172, do Código Tributário Nacional, que especifica que as notas fiscais eletrônicas em formato XML devem ser armazenadas pela empresa por um período de 5 anos. 

Isso vale tanto para o empreendedor quanto para o cliente, já que a nota é necessária para uma troca ou mesmo devolução do produto. Além disso, caso a Receita Federal solicite esse documento, e ele não esteja disponível, sua empresa estará sujeita a penalidades. 

Nossa dica é: garanta um armazenamento adequado de suas notas fiscais, de preferência em um sistema de nuvem criptografada, que são sistemas online capazes de manter os seus dados a salvo de criminosos virtuais e sempre acessíveis a você, sua equipe e seu contador. 

4. Confundir os tipos de notas fiscais 

Você sabia que existem três tipos diferentes de notas fiscais? Elas servem a propósitos diferentes e é importante conhecê-las todas para não se envolver em confusões: 

  • NF-e: nota fiscal que deve ser emitida por quem vende produtos.
  • NFS-e: nota fiscal que deve ser emitida por quem presta serviços.
  • NFC-e: também chamada de nota fiscal do consumidor, serve para vendas presenciais ou entrega em domicílio. 

Outro ponto importante a se atentar é que muitas leis sobre notas fiscais têm vigência municipal: isto é, cada município apresenta variações nas legislações para a emissão de documentos fiscais. Por isso, busque saber mais sobre o mundo fiscal da região em que você vive e também mantenha contato próximo com o seu contador! 

A emissão de notas fiscais ainda gera dúvidas em você? Se sim, então você não pode deixar de conferir este artigo do nosso Blog:

10 coisas sobre a NF-e que SÓ VOCÊ não sabe

5. Desconhecer regras fiscais e tributárias

Nós sabemos como o mundo fiscal tributário brasileiro pode ser complicado. De fato, o Sistema Tributário Brasileiro foi eleito como um dos mais complexos do mundo pelo Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação. 

Exatamente por isso, é ainda mais importante que você, como empreendedor, esteja por dentro ao menos de alguns termos básicos, mas importantes para realizar a devida gestão tributária da sua empresa.  

É importante que você conheça alguns termos como por exemplo:

  • Recibo Provisório de Serviço (RPS): documento que substitui a nota fiscal em uma emergência, como falta de energia elétrica ou internet. Apesar de ser legalizado, o RPS não é um documento definitivo e apenas substitui a nota fiscal a curto prazo. Assim que a NF-e puder ser emitida, ela deverá ser. 
  • DANFE: documento auxiliar de nota fiscal eletrônica, é um resumo da nota fiscal e, apesar de não ter validade jurídica, é essencial para que suas mercadorias possam circular. 
  • XML: formato de arquivo digital, que deve ser armazenado por 5 anos, constituindo a nota fiscal em si, que possui validade jurídica. 

Viu como são termos importantes, que podem passar batido no dia a dia? Busque sempre se atualizar e conhecer não apenas os principais termos operacionais, como as principais legislações e impostos que regem a tributação onde sua empresa opera. 

6.  Confundir data de emissão e data de competência 

É um erro mais comum do que se imagina, já que são conceitos bem semelhantes. Confira:

  • Data de competência: a data em que o serviço foi prestado ou a venda foi efetuada e não pode ser alterada. 
  • Data de emissão: É a data em que nota fiscal é emitida. 

Se você já comprou online, deve ter percebido que, em alguns casos, você recebe dados sobre a nota fiscal por e-mail apenas alguns dias após o pedido ser aprovado. 

As legislações podem mudar, de acordo com regras próprias de estado e municípios, mas a emissão da nota fiscal geralmente não precisa ser necessariamente efetuada no mesmo dia da competência. Contudo, cheque com seu contador para verificar qual é o caso da região onde você reside e empreende! 

Quer aprender como emitir notas fiscais da maneira correta? Então não deixe de conferir o artigo abaixo:

Confira um passo a passo de como emitir uma NFC-e de forma correta!

7. Não adequar seu certificado digital para as necessidades da empresa

O certificado digital é um documento tão importante quanto a nota fiscal, além de ser obrigatório para emiti-las. Ele te representa como empresa diante dos órgãos públicos, autorizando a sua empresa a assinar contratos e validar a emissão de NF-e. 

Contudo, existem diferentes tipos de certificados digitais. Conheça os dois principais:

  • A1: digital e mais prático, pode ser instalado no seu computador ou no emissor de nota fiscal eletrônica. Apesar de precisar ser validado a cada ano, ele possibilita a automação de emissão de notas fiscais e pode ser acessado com facilidade em qualquer lugar. 
  • A3: tem validade de 3 anos e pode ser armazenado em um token ou pendrive. Para que possa ser acessado, ele precisa ser plugado na máquina todas as vezes. 

Algumas pessoas optam pelo certificado digital A3, por acharem que vão ter menos trabalho ao ter de renovar as credenciais apenas a cada 3 anos, mas você sabia que emitir e validar certificados digitais nem é tão complicado assim? 

Veja como lidar com certificados digitais pode ser mais simples do que você imagina: 

Quais são os tipos de certificados digitais e como escolher o meu?

Como renovar um certificado digital?

8.  Emissão manual de notas fiscais 

Vivemos em um mundo digital e, possuindo diversas soluções capazes de aprimorar nossas rotinas do dia a dia, diminuindo nosso trabalho em atividades burocráticas e repetitivas. 

Optar por emitir manualmente notas fiscais expõe seu negócio a riscos e falhas desnecessárias em algo que é vital para a saúde e segurança do seu negócio. 

Pode parecer uma tarefa simples inserir os dados, fazer os cálculos e emitir a nota para um caso, mas se você pensar na quantidade de vezes em que precisa repetir essa ação, é fácil perceber o quanto essa ação manual deixará seus colaboradores cansados, sobrecarregados, aumentando as chances de erros, omissão de dados importantes ou mesmo o esquecimento da emissão.

Para se prevenir, a melhor solução é contar com um bom emissor de notas fiscais eletrônicas na sua empresa. Os benefícios que isso pode trazer para seu negócio vão além do que você pode imaginar.

Quer saber por que o emissor DIGISAN é a melhor opção para seu negócio? Neste conteúdo do nosso Blog, a gente te dá 10 boas razões:

10 vantagens da DIGISAN para emissão de NF-e

Se após ler este artigo, você percebeu a diferença que um bom emissor de notas fiscais eletrônicas pode fazer pelo seu negócio, faça um teste gratuito de 7 dias com o emissor DIGISAN. Temos certeza de que você estará elevando seu negócio a outro nível.

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