Como escolher o melhor software para emissão de notas fiscais?

A emissão de notas fiscais é uma parte fundamental das operações comerciais para empresas. E, com a transição para o ambiente digital, surge a necessidade de adotar soluções tecnológicas eficientes para lidar com esse aspecto essencial da contabilidade e conformidade fiscal. 

Para acompanhar essa evolução, o mercado oferece, atualmente, várias opções de software para emissão de notas fiscais. De modo geral, esse tipo de sistema tem o objetivo de facilitar a sua rotina e fazer com que a emissão e gerenciamento de NF-e sejam mais rápidos e muito mais seguros.

Mas como escolher o melhor emissor para a sua empresa? Se você está no time de empreendedores com essa dúvida, este artigo vai te ajudar. Vamos dar dicas dos principais critérios a levar em conta nessa decisão, permitindo uma gestão eficaz e eficiente das suas obrigações fiscais

O que é um emissor de notas fiscais?

Um emissor de notas fiscais é uma ferramenta digital que permite às empresas criar e emitir notas fiscais eletrônicas (NF-e) de forma automatizada.

Eles são projetados para simplificar o processo de emissão de notas fiscais, substituindo os métodos tradicionais em papel por versões eletrônicas que são armazenadas digitalmente. 

Quais são os critérios para escolher um bom emissor de NF-e?

Escolher um bom emissor de nota fiscal é fundamental para a eficiência e conformidade dos processos fiscais de uma empresa.

Veja, a seguir, alguns critérios importantes a considerar na hora escolher o seu sistema.

Conformidade legal

Certifique-se de que o software está atualizado de acordo com as regulamentações fiscais locais. 

Facilidade de uso

O software deve ter uma interface fácil de usar para que os usuários possam inserir informações, emitir ou cancelar uma nota fiscal sem grandes dificuldades.

Suporte

Avalie a disponibilidade de treinamento e suporte técnico oferecido pelo fornecedor. Um bom suporte faz toda diferença para resolver problemas rapidamente.

Integração

Verifique se o emissor de NF-e pode ser facilmente integrado com outros sistemas utilizados pela empresa, como sistemas de gestão empresarial (ERP), e com a sua contabilidade.

Segurança

Avalie as medidas de segurança implementadas pelo software, como o uso de um Certificado Digital, para proteger os dados sensíveis das notas fiscais eletrônicas.

Reputação

Pesquise a reputação do fornecedor no mercado. Avaliações, depoimentos de clientes e histórico podem fornecer insights sobre a confiabilidade do fornecedor.

Custo-benefício

Não caia na tentação de avaliar só o custo de um emissor de nota fiscal. É necessário entender que cada empresa tem um tipo de necessidade e nem sempre o sistema “mais barato” vai atender a todas elas. 

Capacidade de backup

O backup é uma das funções mais importantes de um sistema emissor de NF-e, pois oferece proteção contra cibercriminosos e evita que você perca dados ou mesmo notas fiscais antigas.

Conectividade

Alguns programas funcionam apenas em computadores localizados dentro da empresa, o que limita sua operação. Avalie se é possível acessar o sistema de forma online ou mesmo por dispositivos como celular e tablet, com o mesmo grau de segurança.

Quais recursos não podem ficar de fora dos emissores de notas fiscais?

Com a grande variedade disponível no mercado, a tarefa de selecionar o melhor software para emissão de notas fiscais pode ser um desafio. Para que você não se sinta perdido na hora de fazer sua opção, veja alguns recursos que não podem faltar em um bom emissor.

Cadastro de produtos e clientes

O software deve permitir o cadastro rápido de produtos e serviços, incluindo descrição, código, unidade de medida e informações de clientes como CNPJ/CPF, razão social e endereço.

Geração e transmissão automáticas

Para aproveitar as vantagens da automação fiscal, o emissor precisa gerar e transmitir notas automaticamente, com base em informações previamente cadastradas, evitando a necessidade de entrada manual repetitiva.

Assinatura digital

É fundamental que o software tenha suporte para assinatura digital da NF-e, garantindo autenticidade e integridade do documento.

Relatórios

O software também deve gerar relatórios detalhados e manter um histórico de todas as transações fiscais para referência futura e possíveis auditorias.

Cálculo de impostos

A legislação fiscal brasileira é extremamente ampla e complexa e, como se isso já não fosse suficiente, sofre alterações com muita frequência. Por isso, é de extrema importância que o seu sistema faça automaticamente o cálculo de impostos.

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Com as informações deste artigo, você está preparado para escolher seu emissor de notas fiscais com mais segurança e de forma mais consciente. O principal ponto é entender as suas necessidades e verificar se o sistema resolve todas elas. 

Para que a sua decisão seja ainda mais embasada, a DIGISAN oferece a possibilidade de um teste gratuito do sistema por 7 dias. Assim, você consegue perceber, na prática, como um emissor de notas fiscais confiável pode auxiliar na rotina da sua empresa.

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