Todo empreendedor que já precisou emitir uma nota fiscal de forma manual sabe como a tecnologia ajudou nesse processo. Mesmo assim, por ter muitos detalhes e questões técnicas envolvidas, ainda existe a chance de cometer erros em diferentes etapas e alguns deles podem dar muita dor de cabeça.
Quando uma empresa emite notas fiscais com equívocos, o documento pode não ser validado e é aí que acontecem as rejeições. Nesse caso, os impactos vão além de meros problemas operacionais, pois a inconsistência nos dados pode resultar em complicações financeiras significativas, incluindo multas pesadas por parte das autoridades fiscais.
Pensando nisso, preparamos um conteúdo que vai trazer os principais erros na emissão de nota fiscal, ajudando você a reconhecê-los de forma eficiente e evitá-los no dia a dia da sua gestão.
A hora de emitir notas fiscais pode parecer um labirinto complicado, especialmente para quem ainda não está familiarizado com o processo. São tantos campos para preencher e dados para verificar que ninguém está livre de cometer algum engano.
Aqui estão alguns dos erros mais comuns na hora de emitir notas fiscais e que podem levar à rejeição do documento, além de outras consequências.
Ter informações erradas sobre a empresa na nota fiscal é mais comum do que se imagina. Isso inclui discrepâncias no CNPJ, razão social, endereço e inscrição estadual. Pode parecer um erro menor e fácil de corrigir, mas causa problemas sérios, como multas e complicações na hora de recuperar créditos fiscais.
Como evitar: mantenha um cadastro atualizado na Receita Federal e revise regularmente as informações cadastrais.
Assim como erros nos dados do emitente, apresentar uma nota fiscal com informações do destinatário diferentes dos dados cadastrais oficiais é um problema comum, mas complicado. Isso pode levar à rejeição da nota fiscal e possíveis questionamentos fiscais.
Como evitar: realize uma verificação automática dos dados do destinatário em relação aos registros oficiais antes da emissão por meio da integração entre sistemas de emissão de notas fiscais e bancos de dados atualizados. .
A classificação fiscal incorreta ocorre quando a NCM atribuída a um produto ou serviço não condiz com a sua natureza. Quando isso acontece, resulta em uma tributação inadequada, fazendo com que a empresa pague mais ou menos impostos do que deveria..
Como evitar: revise sempre a classificação fiscal dos produtos com uma consulta à Tabela NCM e, se necessário, busque auxílio de profissionais especializados.
Quando o cálculo dos impostos na nota fiscal não bate, o problema é sério. Erros como na base de cálculo, alíquotas ou créditos fiscais levam a valores incorretos e, assim como o erro de NCM, a empresa acaba pagando mais do que deveria, o que significa um custo desnecessário, ou menos, o que pode render autuações fiscais.
Como evitar: invista em um emissor de notas fiscais que realize cálculos de impostos automáticos e que esteja atualizado conforme as mudanças na legislação.
Esquecer de preencher alguns campos na nota fiscal é um problema comum, mas que pode trazer complicações. Se campos essenciais, como CFOP, data de emissão e natureza da operação, não estiverem preenchidos, a nota fiscal pode ser rejeitada pelos órgãos fiscais, trazendo possíveis penalidades.
Como evitar: use um software eficiente que valide automaticamente se todos os campos obrigatórios estão preenchidos antes de emitir a nota fiscal. Assim, você garante que está tudo em ordem e evita dores de cabeça com os órgãos fiscais.
Emitir duas notas fiscais com o mesmo número e série pode causar confusão nos registros contábeis e ainda levar a uma autuação fiscal.
Como evitar: estabeleça controles internos rigorosos para garantir a unicidade dos números de notas fiscais emitidas.
Antes de emitir uma nota fiscal, é necessário submetê-la ao órgão fiscalizador responsável para obter a devida autorização de uso. Esse processo envolve a validação da nota fiscal de acordo com as normativas fiscais vigentes. Emitir uma nota fiscal sem essa autorização pode invalidar o documento, resultando em complicações legais.
Como evitar: implementar um sistema de emissão de notas fiscais que integre automaticamente com o órgão fiscalizador para verificar o status da autorização antes da emissão.
Existem regras específicas sobre o prazo para a emissão de notas fiscais, com o objetivo de garantir a regularidade e a transparência nas transações comerciais. Emitir a nota fora desse prazo pode resultar em multas e possíveis sanções fiscais para a empresa.
Como evitar: adotar um sistema de controle que alerte automaticamente sobre a proximidade de prazos de emissão de notas fiscais, assegurando que as transações sejam registradas no tempo correto.
A utilização de séries de notas fiscais deve seguir uma sequência lógica e contínua e qualquer desvio, como uma série incorreta, inexistente ou fora da sequência autorizada, pode resultar na rejeição do documento fiscal.
Como evitar: verifique a autorização da série utilizada antes da emissão e mantenha uma sequência lógica e contínua em suas notas fiscais.
Esse tipo de falha se refere ao SPED Fiscal, um sistema digital que exige o envio regular de informações como inventários, documentos fiscais e apuração de impostos. O não cumprimento dessas obrigações pode resultar em multas e complicações legais.
Como evitar: implementar um sistema de gestão fiscal que automatize o processo de cumprimento das obrigações acessórias, incluindo a geração e envio correto das informações exigidas pelo SPED Fiscal.
Agora você já conhece os principais erros que levam à rejeição da nota fiscal e, como você deve ter percebido, muitos podem ser facilmente evitados se você contar com um emissor de notas fiscais confiável e eficiente.
O sistema da DIGISAN é frequentemente atualizado para se adequar às mudanças nas regulamentações fiscais, o que garante que suas notas estejam sempre em conformidade com as últimas exigências legais, reduzindo a chance de rejeições.
Além disso, o software inclui verificações automáticas para garantir que as informações inseridas nas notas fiscais estejam corretas e completas.
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