Para muitos empreendedores, o preenchimento dos campos de impostos na nota fiscal pode ser um verdadeiro enigma. São tantas siglas, alíquotas e tributos envolvidos, que é comum surgirem dúvidas e preocupações sobre como fazer tudo de forma correta para evitar problemas futuros. Afinal, ninguém quer ter uma dor de cabeça com a Receita, porque fez um cálculo errado, não é?
Se você também se sente perdido nesse labirinto fiscal, não se preocupe! Neste artigo, vamos descomplicar o processo de preenchimento dos campos de impostos na NF-e e te dar um passo a passo simples e esclarecedor para que você possa fazer seus cálculos com mais confiança.
As dúvidas já começam por aqui. Quais impostos você precisa incluir na nota para evitar erros e problemas com o Fisco?
Em primeiro lugar, é importante saber que o tipo e o valor dos tributos devidos por uma empresa dependem do regime tributário no qual ela se enquadra.
De modo geral, os impostos são oito:
Agora que você já viu quais impostos podem ser exigidos na sua nota fiscal, é hora de colocar a mão na massa e aprender como fazer as contas de forma correta.
O valor do imposto que você vai informar na nota depende do valor total do produto que você vendeu ou do serviço que realizou e da alíquota dos impostos devidos pela sua empresa, ou seja, o percentual que incide sobre o valor.
Apesar de parecer complicado, há uma fórmula é bem simples:
Valor da nota x alíquota do imposto = valor do imposto
Depois de fazer esse cálculo para cada imposto devido, basta somar os resultados e registrar na sua NF-e apenas o total.
Veja um exemplo para ficar mais fácil:
Uma empresa de serviços de limpeza, enquadrada no regime tributário do Lucro Real, precisa emitir uma nota no valor de R$ 250,00. Nesse caso, aplicando as alíquotas correspondentes aos impostos devidos, o cálculo ficará assim:
Então, o valor que você vai preencher na nota é de R$ 83,13.
Agora que você já entendeu como é calculado o imposto que deve ser registrado na nota fiscal, veja o passo a passo para preencher sua nota da forma correta.
Entre os dados que devem constar na hora de emitir notas fiscais, alguns são obrigatórios para garantir a conformidade com a legislação e a validade do documento fiscal. Além disso, preencher corretamente os campos facilita a prestação de contas e a organização financeira do seu negócio.
Entre as informações que devem constar na sua nota, estão:
É um elemento essencial para a correta identificação e controle das operações comerciais realizadas pela empresa. Ele proporciona segurança, transparência e rastreabilidade nas transações, deve ser gerado de forma sequencial e não pode ser repetido.
As informações de data e hora precisam estar alinhadas com o momento real da operação, para que os registros contábeis e fiscais estejam em conformidade com os fatos ocorridos. Qualquer discrepância pode levar a problemas com a Receita Federal e outros órgãos de fiscalização.
Refere-se à natureza da transação comercial realizada e indica a finalidade da emissão da nota fiscal. Existem diversos tipos de operações que podem ser registrados na NF-e, como:
Indica como a operação comercial foi efetivamente paga pelo cliente e é importante para fins de controle financeiro, contábil e fiscal. Além disso, esse dado é relevante para os órgãos de fiscalização, pois permite acompanhar a movimentação financeira e garantir a conformidade das operações.
Entre as formas de pagamento, estão:
Inclui informações como CNPJ, razão social, endereço e outros dados da sua empresa. Ao salvar, esses dados ficarão armazenados na memória do sistema e poderão ser buscados automaticamente quando você for preencher novas notas.
Traz as informações do destinatário, ou seja, do cliente que vai receber a nota. Se for Pessoa Jurídica, indique nome fantasia, razão social, CNPJ, Inscrição Municipal ou Estadual e endereço; se for Pessoa Física, informe o nome completo, CPF e endereço.
Discrimina o serviço que foi prestado ou produto que foi vendido e deve trazer detalhes sobre ele, como a quantidade ou o período, valor unitário, etc.
Usando a fórmula que você aprendeu acima, informa todos os impostos que incidem sobre sua negociação somados.
Depois de preencher e revisar todos os dados e gerar a nota, é importante exportar o arquivo no formato XML para que seja avaliado pela Sefaz. Se houver alguma incoerência, você será notificado para corrigir.
O XML também deve ser enviado ao cliente, com o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe), e armazenado nos arquivos da sua empresa pelo prazo mínimo de 5 anos, para ser apresentado em alguma fiscalização.
Como você viu, o cálculo para preencher corretamente os impostos em uma nota fiscal é relativamente simples, mas pode levar um bom tempo, dependendo da quantidade de notas que sua empresa emite, e ainda fica sujeito a erros.
Por isso, o mais indicado é investir em um bom sistema emissor de notas fiscais que faça esse cálculo de forma automática. Assim, é possível reduzir o tempo gasto com o preenchimento das notas e também o risco de falhas humanas no processo.
Se você quer um sistema para facilitar sua emissão de notas fiscais, a DIGISAN pode te ajudar. Faça um teste grátis do emissor de NF-e e veja na prática como o cálculo de impostos e a emissão de notas podem ser rápidos, seguros e descomplicados.
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