Boleto com nota fiscal: Como emitir os dois em cada venda

Para saber como gerar boleto com nota fiscal sem erro, siga esta ordem: Emita a nota com a forma de pagamento "boleto" e as parcelas preenchidas. Depois gere um boleto para cada parcela, com o mesmo valor, o mesmo vencimento e o número da nota nas instruções. Por fim, envie os dois no mesmo e-mail. Abaixo estão os campos exatos da nota, os exemplos com números e os erros que fazem o cliente devolver a cobrança.

Como gerar boleto com nota fiscal, passo a passo

1. Libere a cobrança no banco: Todo boleto hoje é registrado. A empresa precisa de conta PJ com cobrança liberada (o banco chama de convênio ou carteira de cobrança) ou de um sistema que gere boletos registrados.
2. Emita a nota fiscal: Com o valor total da venda, o cliente certo e a forma de pagamento "boleto bancário".
3. Preencha as parcelas na nota: Número, vencimento e valor de cada uma. Na NF-e isso tem campo próprio, como mostra a próxima seção.
4. Gere um boleto por parcela: Com o valor e o vencimento iguais aos da nota. Nas instruções, escreva "Ref. NF 1234, parcela 1/3".
5. Envie tudo junto: Um único e-mail com o PDF da nota, o XML e os boletos.
6. Dê baixa quando pagar: Marque cada parcela como recebida no seu controle de contas a receber.

Esse é o roteiro de como gerar boleto com nota fiscal em qualquer venda a prazo. A ordem importa: Emitir a nota fiscal antes do boleto garante que o boleto cobre o valor oficial, já com descontos e impostos retidos.

Como gerar boleto com nota fiscal pelo internet banking

Se você emite a nota em um sistema e o boleto no banco, este é o jeito de como gerar boleto com nota fiscal sem perder a ligação entre os dois:

1. Abra a nota já autorizada: Anote o número, o valor líquido e os vencimentos das parcelas.
2. Entre na área de cobrança do banco: Escolha "emitir boleto" e cadastre o pagador com o mesmo nome e CPF ou CNPJ da nota.
3. Use o número da nota como "seu número": É o campo de controle da empresa no boleto. Para parcelas, use 4521-1, 4521-2 e 4521-3.
4. Copie valor e vencimento: Exatamente como estão na nota, parcela por parcela.
5. Configure multa e juros: Dentro do limite da lei, como mostra a lista de erros no fim do texto.

Nesse jeito de como gerar boleto com nota fiscal, usar o número da nota no "seu número" é o detalhe que mais ajuda: Quando o banco avisa que o boleto foi pago, você sabe na hora a que nota ele pertence.

O que preencher na NF-e quando a cobrança é por boleto

A NF-e, a nota de produtos, tem dois grupos de campos que ligam a nota ao boleto. Quase todo emissor mostra esses campos com nomes parecidos com estes:

• Forma de pagamento: Código 15, "boleto bancário". Se a venda é parcelada, a nota também indica pagamento a prazo.
• Fatura: Número da fatura, valor original, desconto e valor líquido. Em geral, o número da fatura é o próprio número da nota.
• Duplicatas (parcelas): Uma linha por boleto, numeradas como 001, 002 e 003, cada uma com vencimento e valor.

A soma das parcelas precisa ser igual ao valor líquido da fatura. Se não for, a nota pode ser recusada pela Sefaz. Para entender os outros campos da NF-e, veja como preencher os campos de impostos.

E na nota de serviço?

A NFS-e, a nota de serviço, não tem um grupo de parcelas na maioria dos sistemas das prefeituras e no emissor nacional. Nesse caso, escreva a forma de pagamento e os vencimentos no campo de informações complementares, por exemplo: "Pagamento por boleto em 3 parcelas de R$ 500, com vencimento em 10/11, 10/12 e 10/01". Assim o cliente confere a nota e os boletos lado a lado.

Nota fiscal antes do boleto: Quando a ordem se inverte

Na venda a prazo, a nota fiscal antes do boleto é a ordem certa, porque a nota define o valor oficial. O boleto só cobra esse valor. Se você gera o boleto primeiro e depois muda algo na nota, os dois deixam de bater e um deles precisa ser refeito.

A ordem se inverte em um caso: O pagamento antecipado. O cliente paga o boleto antes da entrega, e a nota sai quando o produto é entregue ou o serviço é feito, conforme a regra do estado ou da cidade. Veja como funciona a nota no pagamento antecipado e confira o prazo para emitir nota fiscal. Fora desse caso, mantenha a nota fiscal antes do boleto.

Exemplos com números

Venda de R$ 3.000 em três boletos

Uma distribuidora vende R$ 3.000 em produtos para uma loja, para pagar em 30, 60 e 90 dias:

• Nota fiscal: Uma única NF-e de R$ 3.000, forma de pagamento boleto, com a fatura 4521 e três duplicatas.
• Duplicatas: 001 de R$ 1.000 com vencimento em 30 dias, 002 de R$ 1.000 em 60 dias e 003 de R$ 1.000 em 90 dias.
• Boletos: Três boletos, cada um com "Ref. NF 4521, parcela X/3" nas instruções.

Não se emite uma nota por boleto. A venda é uma só, então a nota também é uma só. Esse é o ponto que mais confunde quem está aprendendo como gerar boleto com nota fiscal em vendas parceladas.

Serviço de R$ 1.500 com imposto retido

Uma consultoria emite NFS-e de R$ 1.500 para uma empresa que, pela lei da cidade, retém R$ 45 de imposto. O boleto sai de R$ 1.455, o valor líquido. Se o boleto sair de R$ 1.500, o cliente paga só R$ 1.455 e a parcela fica em aberto no seu controle.

Mensalidade de R$ 400

Uma escola de idiomas cobra R$ 400 por mês. Todo mês, ela emite uma NFS-e de R$ 400 e um boleto com vencimento no dia 10. Para não esquecer nenhum mês, organize as cobranças fixas com a nota de serviços recorrentes.

Nota fiscal e boleto juntos: O que precisa bater

Enviar nota fiscal e boleto juntos só evita retrabalho se os dois combinarem. Antes de mandar, confira:

• Valor: A soma dos boletos é igual ao valor da nota, menos impostos retidos e descontos.
• Cliente: O mesmo nome e o mesmo CPF ou CNPJ nos dois documentos.
• Vencimentos: As datas dos boletos são as mesmas das parcelas da nota.
• Referência: O número da nota aparece em cada boleto.
• Forma de pagamento: A nota informa boleto, e não Pix ou cartão.

Quando nota fiscal e boleto juntos chegam com os mesmos dados, o financeiro do cliente aprova o pagamento sem pedir correção.

Modelo de e-mail para enviar nota e boleto

Use este texto e troque os dados entre colchetes:

Assunto: NF [número] e boleto(s) de [nome da empresa]
Olá, [nome do cliente]. Seguem a nota fiscal nº [número], no valor de R$ [valor], e os boletos das parcelas: [parcela 1/3, R$ valor, vencimento], [parcela 2/3, R$ valor, vencimento], [parcela 3/3, R$ valor, vencimento]. O XML da nota está em anexo.

Um e-mail assim responde, sem conversa, as perguntas que o financeiro do cliente faria: Qual nota, qual valor, quantas parcelas e quando vence cada uma.

Boleto precisa de nota fiscal?

A resposta curta para quem pergunta se o boleto precisa de nota fiscal: Depende do que está sendo cobrado. O banco não pede nota para registrar um boleto. Mas, se existe uma venda ou um serviço por trás da cobrança, a nota é obrigatória para a maioria das empresas, e o boleto não muda isso. A dúvida "boleto ou nota fiscal?" não faz sentido: O boleto é só a forma de pagamento, e a nota é o registro da venda. Quem escolhe entre boleto ou nota fiscal acaba com uma venda sem registro ou com uma nota sem cobrança.

Na venda a prazo, há um risco maior. Cobrar um boleto que não corresponde a uma venda ou a um serviço real pode ser crime de duplicata simulada (Código Penal, artigo 172). Então, na prática, o boleto precisa de nota fiscal como base, mesmo que o banco não confira.

O boleto sem nota fiscal só é normal em três casos, e mesmo neles vale guardar um comprovante do que foi cobrado:

• Pagamento antecipado: A nota vem depois, na entrega.
• MEI vendendo para pessoa física: O MEI está dispensado da nota nesse caso.
• Cobrança que não é venda: Aluguel de pessoa física, mensalidade de associação ou reembolso de despesas.

Fora disso, o boleto sem nota fiscal deixa a venda sem registro e expõe a empresa a multa.

Boleto e nota fiscal MEI

Para o MEI, a escolha também não é boleto ou nota fiscal. Ele pode emitir boleto pela conta PJ ou por um sistema de cobrança. No boleto e nota fiscal MEI, a regra é a mesma das outras empresas: Primeiro a nota, depois o boleto com o mesmo valor. Três detalhes mudam:

• Nota de serviço: Sai pelo emissor nacional do governo, que não tem campo de parcelas. Informe os vencimentos na descrição.
• Cliente empresa: A nota é obrigatória, e boleto sem nota fiscal costuma ser barrado pelo financeiro do cliente.
• Limite anual: Todo boleto recebido entra no limite de faturamento do MEI.

Veja as notas que o MEI pode emitir e use a certa no boleto e nota fiscal MEI de cada cliente.

Emitir boleto e nota fiscal no mesmo sistema

A forma mais rápida de como gerar boleto com nota fiscal é usar um sistema só. Dá para emitir boleto e nota fiscal em lugares separados: A nota no emissor e o boleto no internet banking. Funciona para poucas vendas, mas obriga a digitar valor, data e cliente duas vezes, e é aí que nascem as divergências.

O boleto com nota fiscal online, feito em um sistema que faz as duas coisas, usa o mesmo cadastro de cliente e de venda. Para emitir boleto e nota fiscal com menos retrabalho, confira se o sistema:

• Gera boleto registrado: Boleto sem registro não é mais aceito pelos bancos.
• Usa o mesmo cadastro de clientes: CPF, CNPJ e endereço digitados uma vez.
• Envia nota e boleto juntos: No mesmo e-mail para o cliente.
• Mostra o que está em aberto: Quais boletos venceram e quais foram pagos.

Muitos bancos já emitem boleto com QR Code de Pix, e o cliente escolhe como pagar. Se ele pagar por Pix, veja como informar o Pix na nota fiscal. Com o boleto com nota fiscal online, cada recebimento fica ligado a uma venda registrada, o que facilita a gestão financeira e o planejamento financeiro da empresa. O boleto com nota fiscal online também evita o boleto avulso, sem referência, que o cliente não sabe a que venda pertence.

Erros que fazem o cliente devolver a cobrança

• Uma nota para cada parcela: A venda parcelada tem uma nota só, com várias duplicatas.
• Boleto com valor bruto quando há retenção: O cliente paga o líquido, e a diferença fica em aberto.
• Cancelar a nota e esquecer o boleto: Se a venda foi desfeita, dê baixa no boleto no banco para o cliente não pagar por engano. Veja como cancelar a NF-e.
• Multa acima do permitido: Para consumidor pessoa física, a multa por atraso é limitada a 2% (Código de Defesa do Consumidor, artigo 52).
• Desconto dado só no boleto: O desconto concedido depois da nota precisa aparecer no documento fiscal. Veja quando usar a nota de estorno.

Evitar esses erros é a parte final de como gerar boleto com nota fiscal de forma organizada: Cada boleto tem uma nota, e cada nota tem os boletos certos.

Emita nota e boleto com a DIGISAN

Agora que você sabe como gerar boleto com nota fiscal, o próximo passo é fazer isso sem trocar de sistema. Os planos da DIGISAN reúnem notas fiscais de produto, notas de serviço, cupons fiscais NFC-e e emissão de boletos, com suporte por chat e WhatsApp.

Veja os planos da DIGISAN e escolha o que combina com a sua empresa.