Nota fiscal de retorno: o que é e quando emitir

Quando você faz uma compra e recebe produtos defeituosos ou diferentes daquilo que solicitou, procura o fornecedor para devolver ou trocar a mercadoria, certo? Mas, em alguns casos, essa transação precisa ser regularizada com a emissão de uma nota fiscal de retorno.

Se você tem dúvidas sobre o processo ou não sabe exatamente como gerar esse tipo de nota, este artigo pode te ajudar.

Para evitar confusões e simplificar essa operação, vamos te dar informações detalhadas sobre a nota de retorno, explicar quando ela deve ser usada e fornecer um passo a passo para a emissão.

O que é a nota fiscal de retorno?

A nota fiscal de retorno é aquela emitida quando a mercadoria precisa retornar ao lugar de origem, ou seja, de onde ela saiu. Por conta disso, ela também é conhecida como “nota fiscal de devolução”.

Ela serve para formalizar essa operação, registrando as informações sobre a devolução e permitindo o correto registro contábil e fiscal da transação.

Quais são as suas particularidades?

A nota fiscal de retorno possui algumas particularidades importantes que a diferenciam de outros tipos de notas fiscais. Confira algumas abaixo.

Motivo da devolução

A nota fiscal de retorno deve conter informações detalhadas sobre o motivo da devolução. Isso é essencial para o correto registro contábil e fiscal da operação.

Referência à nota fiscal original

Quando a devolução está relacionada a uma compra anterior, a nota fiscal de retorno deve fazer referência à nota fiscal original. Isso auxilia na rastreabilidade das transações.

Dados do remetente e destinatário

Assim como em outras notas fiscais, a de retorno precisa conter os dados completos do remetente (quem está devolvendo a mercadoria) e do destinatário (quem está recebendo a devolução).

Descrição detalhada das mercadorias

Por fim, ela também deve apresentar uma descrição detalhada das mercadorias devolvidas, incluindo quantidade, valor unitário e valor total. Essas informações são fundamentais para o cálculo de impostos e para garantir que tudo fique registrado e possa ser conferido sempre que necessário.

Quem deve emitir a nota fiscal de retorno?

A responsabilidade pela emissão da nota fiscal de retorno geralmente é do remetente, que é quem está devolvendo as mercadorias. 

Em outras palavras, a empresa ou pessoa que enviou os produtos e agora está recebendo de volta por algum motivo específico é quem deve emitir a nota fiscal de retorno.

Portanto, se uma empresa recebe mercadorias de volta de um cliente devido a defeito, desistência da compra, troca, entre outros motivos, ela será responsável por emitir a nota fiscal de retorno. 

Quando emitir nota fiscal de retorno?

A nota fiscal de retorno deve ser emitida em situações específicas em que ocorre a devolução de mercadorias. Aqui estão alguns cenários comuns.

Devolução por defeito ou avaria

Se o cliente receber uma mercadoria com defeito ou danificada, a empresa fornecedora pode autorizar a devolução e emitir a nota fiscal de retorno para registrar essa operação.

Desistência da compra

Se um cliente desistir da compra após receber a mercadoria, a empresa vendedora pode aceitar a devolução e emitir a nota fiscal de retorno. Isso é comum em compras realizadas fora do estabelecimento comercial, como em vendas pela internet.

Troca de mercadorias

Quando há a necessidade de trocar um produto por outro (por exemplo, devido a tamanho errado ou cor incorreta), a empresa pode emitir uma nota fiscal de retorno para a mercadoria que está sendo devolvida e, posteriormente, uma nova nota fiscal para a mercadoria de substituição.

Excesso de mercadorias recebidas

Se houver um equívoco no envio e o cliente receber uma quantidade maior de mercadorias do que a solicitada, pode ser necessário emitir uma nota fiscal de retorno para ajustar essa diferença.

Como emitir nota fiscal de retorno?

Aqui está um passo a passo para a emissão desse tipo de nota fiscal:

1. Acesso ao sistema

Acesse seu emissor de notas fiscais e selecione a opção que corresponde à nota fiscal de retorno. 

2. Natureza da operação

Indique a natureza da operação como "Retorno de Mercadoria" ou algo similar, dependendo das opções disponíveis no sistema.

3. Preenchimento dos dados

Insira os dados da sua empresa e do destinatário e dê informações detalhadas sobre as mercadorias que estão sendo devolvidas, como descrição, quantidade, valor unitário e total.

4. Motivo do retorno

Utilize o campo destinado a informações adicionais para especificar por que a mercadoria está sendo devolvida.

5. Emissão da nota de retorno

Após preencher todos os campos necessários, verifique as informações e emita a nota fiscal.

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