No mundo das notas fiscais, é comum que o empreendedor se depare com siglas e códigos que podem confundir e até mesmo levar a erros. Entre eles, está o cEAN, um código que desempenha um papel fundamental na identificação e rastreabilidade de produtos.
Ao entender o que é o cEAN e as vantagens que ele pode trazer, você estará mais preparado para enfrentar os desafios fiscais e aproveitar ao máximo as oportunidades para o crescimento de sua empresa.
Por isso, neste artigo, vamos explicar o que é o cEAN na nota fiscal, esclarecendo sua definição, funcionalidade e como ele pode ser uma ferramenta valiosa para te ajudar a aprimorar a gestão do seu negócio.
A sigla cEAN significa European Article Number (Número Europeu do Artigo, em tradução livre) e nada mais é do que o código de barras numérico usado como padrão pelo mercado europeu. Como esse código tem 13 dígitos, muitas vezes a sigla vem acompanhada do número 13.
Com o cEAN, é possível ter informações referentes à origem do produto, como país e empresa onde foi produzido, e à sua legitimidade.
Atualmente, o código EAN não é mais um sistema único e integra um dos tipos do GTIN (Global Trade Item Number ou Número Global de Item Comercial), um identificador de mercadorias e matérias-primas desenvolvido e gerenciado pela empresa GS1.
De acordo com um ajuste publicado no Diário Oficial da União, em 2017, é obrigatório o preenchimento dos campos cEAN e cEANTrib da nota fiscal eletrônica, sempre que o produto tiver um código de barras GTIN.
Mas qual a diferença entre os dois tipos de EAN?
Agora, se o produto comercializado for igual ao produto tributável, o código enviado no cEAN e no cEANTrib será o mesmo.
O cEAN funciona como um documento de identidade do produto, porque ele nunca será igual a outro. Assim, é possível identificar claramente a mercadoria ou matéria-prima representada por ele.
Com os 13 dígitos que vêm junto ao código de barras, é possível ter várias informações. Veja, a seguir, o significado da sequência de 13 dígitos do cEAN:
Essa sequência numérica rastreia todo o processo de produção de um produto, indo desde as matérias-primas utilizadas até os lotes de distribuição.
Como você viu, o cEAN-13 é um tipo de GTIN. No entanto, existem quatro tipos de códigos e sua utilização depende da aplicação. Veja a seguir quais são eles e quando devem ser usados:
Tem 8 dígitos e é usado principalmente quando os produtos têm características muito semelhantes e não requerem diferenciação detalhada no nível de unidade de venda.
Na nota fiscal, o GTIN-8 é frequentemente utilizado para identificar produtos de consumo rápido e de grande circulação, como produtos alimentícios, bebidas e itens de higiene pessoal que não precisam de variantes para controle de estoque ou registro contábil.
Com 12 dígitos, é empregado em diversos setores da indústria e do comércio para garantir a rastreabilidade precisa de seus itens. Cada combinação é única e representa um produto específico, incluindo fatores como tamanho, cor, sabor ou outras características relevantes.
Por isso, o GTIN-12 é utilizado para identificar produtos de forma individual, quando é preciso fazer uma diferenciação mais detalhada entre as variantes de um produto.
Mais conhecido no Brasil como cEAN-13, é licenciado pela GS1 Brasil, companhia responsável pela criação de códigos GTIN no país.
Assim como o GTIN-12, ele é utilizado para identificar produtos individualmente, com informações detalhadas sobre o item específico, mas trazendo a identificação do país de origem, fabricante e número de série.
Empresas com atuação internacional ou com grande portfólio de produtos, frequentemente optam pelo cEAN-13 na nota fiscal, para garantir a rastreabilidade adequada dos itens, permitindo um controle mais eficiente do inventário, facilitando a gestão logística e garantindo a precisão das informações durante as operações de venda e compra.
O GTIN de 14 dígitos é usado para identificar o comércio de múltiplos itens em embalagens como caixas, paletes ou agrupamentos de produtos. Com ele, é possível ter informações precisas sobre a composição e a quantidade de itens dentro da unidade de venda, o que permite a melhor rastreabilidade e controle logístico.
Dessa forma, se utiliza o GTIN-14 na nota fiscal quando se comercializa quantidades maiores, geralmente em atacado ou transações que envolvem volumes significativos.
Para incluir códigos de barras nos produtos da sua empresa, o primeiro passo é se cadastrar na GS1 Brasil, responsável pela concessão desse tipo de licença.
O processo é bastante simples: você envia a documentação solicitada e paga o boleto correspondente. Depois disso, você terá acesso a uma plataforma chamada CNP (Cadastro Nacional de Produtos), onde poderá criar os códigos de barras para cada produto que quer cadastrar.
A utilização de códigos de barra como o cEAN não é apenas um processo moderno de rastreamento de produtos. Ao optar por eles, você tem uma série de vantagens que vão desde a redução de erros até o aumento da produtividade do seu negócio.
Veja, a seguir, alguns benefícios de usar um código GTIN como o cEAN:
Como o GTIN é uma solução informatizada, os riscos de falhas são consideravelmente reduzidos, pois não há processos manuais que podem levar a erros na digitação de números, por exemplo.
A utilização de máquinas para a identificação dos códigos proporciona leituras rápidas e precisas, eliminando falhas humanas e evitando retrabalhos.
A identificação de produtos com equipamentos de leitura do GTIN é rápida e eficiente, resultando em operações comerciais mais ágeis e, consequentemente, um aumento na produtividade.
Como cada item é identificado de forma automatizada, a gestão de entrada e saída de mercadorias, separação, conferência e deslocamento dos produtos também são facilitados.
O uso do código de barras oferece uma maior visibilidade de toda a jornada dos produtos desde a produção até os pontos de venda. Assim, você tem uma gestão mais eficiente e assertiva.
Com a rastreabilidade facilitada e precisa, você pode ter o controle efetivo de seus processos, monitorar a realização de entregas, evitar mercadorias paradas no estoque e realizar análises mais estratégicas.
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Como você viu, optar pelo uso de códigos de barra como o cEAN em suas notas fiscais pode tornar os processos mais seguros e ágeis.
E combinar essa rastreabilidade com uma emissão de notas fiscais igualmente rápida e segura pode fazer toda a diferença para a sua gestão e o desenvolvimento do seu negócio.
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